7 funkcji głównego asystenta administracyjnego

The funkcje asystenta administracyjnego są to zadania pomocy i towarzyszenia normalnym działaniom, które rozwija firma. Dlatego są one niezbędne do efektywnego działania tego samego.

Działania te są zazwyczaj zmienne w zależności od obszaru działalności firmy, w której pracują. Na przykład, w wyspecjalizowanych biurach, takich jak kancelarie prawne, uczestnicy zazwyczaj mają specjalne szkolenia do wykonywania określonych czynności.

Istnieją jednak funkcje wspólne dla wszystkich obszarów, które zazwyczaj koncentrują się na dystrybucji i administrowaniu informacjami w biurze. Obejmuje to zarządzanie dokumentami, archiwami i organizacją wydarzeń.

Ale te działania mogą stać się znacznie szersze. Czasami asystenci administracyjni muszą również zajmować się przetwarzaniem informacji księgowych, a nawet gwarantować funkcjonowanie zasobów technologicznych firmy.

7 głównych funkcji asystenta administracyjnego

1- Zarządzanie dokumentami

Jedną z głównych funkcji asystenta administracyjnego jest pomoc członkom biura w zarządzaniu dokumentami i plikami.

Zwykle to zadanie jest związane z przechowywaniem, organizacją i administrowaniem plikami.

Jednak w niektórych przypadkach może być również konieczne pisanie, edytowanie i przeglądanie dokumentów.

W niektórych firmach są nawet proszeni o dyktowanie listów lub notatek i rejestrowanie protokołów z odbywających się spotkań.

W niektórych przypadkach, na przykład w kontaktach z kancelarią prawną, wymagane jest specjalistyczne szkolenie w celu wypełnienia tych funkcji: asystent administracyjny musi rozumieć terminologię i procedury prawne.

Z drugiej strony asystenci administracyjni, którzy pracują w dziedzinie medycyny, potrzebują innej wiedzy. Muszą mieć niezbędne szkolenie w zakresie postępowania z pacjentami i czytania raportów medycznych.

2- Planowanie wydarzeń

Planowanie imprez biurowych jest zwykle obowiązkiem asystentów administracyjnych. Wielkość tej odpowiedzialności może być różna w zależności od wielkości firmy.

Wydarzeniem może być po prostu spotkanie lub lunch biznesowy, ale może to być także kongres lub większa impreza biznesowa.

W obu przypadkach asystent musi zarządzać wszystkimi kryteriami związanymi ze zdarzeniem.

Obejmuje to kontaktowanie się z dostawcami, dokonywanie rezerwacji, wybór menu i dekoracji. Ale obejmuje również kontaktowanie się, zapraszanie i potwierdzanie uczestników, prelegentów i prelegentów w przypadku, gdy jest to konieczne.

3- Zwróć uwagę na użytkowników i gości

Dbałość o użytkowników jest zwykle jednym z najczęstszych zadań asystentów administracyjnych. Publiczność, na którą skupia się uwaga, zawsze zależy od wielkości firmy i jej orientacji biznesowej.

W przypadku małych firm, które bezpośrednio służą społeczeństwu, możliwe jest, że asystent administracyjny powinien otrzymać klientów.

Gdy tak się dzieje, ich praca ma na celu prowadzenie ich i pomaganie im podczas pobytu w zakładach firmy.

W większych firmach asystent administracyjny musi uczestniczyć w innych gościach jako partnerzy lub duzi dostawcy.

W tym przypadku ich misją będzie poprowadzenie ich w realizacji ich programu i spotkań z kierownictwem lub innymi obszarami firmy.

4- Telefoniczna i wirtualna pomoc

Telefon i wirtualna uwaga są objęte kategorią pomocy użytkownika. W przypadku pomocy telefonicznej uwzględniono orientację klientów i partnerów, a także organizację i administrowanie programami.

W przypadku uwagi wirtualnej zadania zależą od kanałów dostarczanych przez firmę w celu obsługi klienta lub zarządzania informacjami.

W niektórych przypadkach chodzi o zarządzanie wiadomościami e-mail, odpowiadanie, przekazywanie lub archiwizowanie wiadomości w razie potrzeby.

W innych przypadkach, gdy wirtualne kanały komunikacji są bardziej zróżnicowane, można włączyć inne zadania, takie jak zwracanie uwagi na społeczeństwo za pomocą systemów czatu, a nawet odpowiadanie na pytania za pośrednictwem sieci społecznościowych firmy..

W dużych firmach zwykle jest personel, który koncentruje się na tych kanałach komunikacji. Gdy firmy są małe, zadanie to zwykle pozostawia się asystentom administracyjnym.

5- Administracja porządków obrad

Zarządzanie agendami jest zwykle jednym z najważniejszych zadań asystentów administracyjnych.

Odpowiedzialność ta obejmuje przyjmowanie wniosków o spotkania i spotkania przez telefon, osobiście lub online i organizowanie ich w porządku obrad zgodnie z określonymi kryteriami.

Obejmuje również planowanie spotkań wewnątrz i na zewnątrz firmy, obiady robocze i podróże służbowe.

W tych ostatnich przypadkach obowiązkiem asystenta jest także rezerwowanie lotów, hoteli, restauracji lub sal konferencyjnych w razie potrzeby..

6- Rachunkowość

Czasami asystenci administracyjni są odpowiedzialni za monitorowanie i rejestrowanie wydatków występujących w firmie. Obowiązki te mogą być proste, takie jak rejestrowanie pewnych wydatków w arkuszu kalkulacyjnym.

W niektórych przypadkach asystent jest proszony o szkolenie w celu opracowania bardziej złożonych zadań. Na przykład twoje obowiązki mogą obejmować prezentację raportów księgowych kierownictwu.

Zwykle zależy to od wielkości firmy. Duża firma zazwyczaj ma bardziej wyspecjalizowane role; w tych informacjach księgowych zarządza osoba zatrudniona w tym celu.

Jednak jedną z podstawowych umiejętności każdego asystenta administracyjnego jest dziedzina oprogramowania do księgowości biurowej, na przykład Microsoft Excel.

7- Zarządzanie technologiczne

Zarządzanie zasobami technologicznymi jest również częścią funkcji asystentów administracyjnych. W tym sensie jego obowiązkiem jest zagwarantowanie, że wszystkie niezbędne narzędzia do działania firmy działają dobrze.

Obejmuje to między innymi wykonywanie kopii zapasowych informacji zawartych w sprzęcie komputerowym i aktualizację antywirusową.

Z drugiej strony obejmuje administrowanie urządzeniami, takimi jak projektory i laptopy.

Obejmuje to również przegląd i konserwację sprzętu niezbędnego do normalnego rozwoju działań, za które odpowiadają.

Nie oznacza to, że asystent administracyjny powinien posiadać wiedzę techniczną. Jego praca polega w szczególności na zatrudnianiu personelu technicznego, który regularnie dokonuje konserwacji sprzętu, aby uniknąć niepowodzeń.

Referencje

1. Bucky, J. (2017). Obowiązki sekretarzy wykonawczych i asystentów administracyjnych. Źródło: thebalance.com
2. Budowniczy kariery (2016). Praca jako asystent administracyjny - Doskonały wybór dla specjalistów. Pobrane z: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Co robi medyczny asystent administracyjny? Źródło: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Obowiązki asystenta administracyjnego. Źródło: study.com