7 najbardziej wybitnych funkcji administratora

The funkcje administratora są to zadania, które realizuje z zamiarem osiągnięcia efektywności w każdym projekcie, który podejmuje. Muszą dążyć do ciągłego doskonalenia zarządzania zasobami, personelem, sprzętem, materiałami, pieniędzmi i relacjami międzyludzkimi.

Administrator jest odpowiedzialny za robienie rzeczy niezbędnych do osiągnięcia celów biznesowych.

Według Petera Druckera, naukowca z administracji, podstawową funkcją administratora jest „kierowanie zasobami i wysiłkami organizacji w kierunku możliwości, które pozwolą jej uzyskać istotne ekonomicznie wyniki”.

Ze swojej strony profesor Henry Mintzberg stwierdza, że ​​administrator kontroluje, wykonuje, zarządza, analizuje, komunikuje, łączy, planuje, prowadzi, negocjuje, motywuje i podejmuje decyzje.

Oznacza to, że administrator wymaga bardzo solidnych umiejętności technicznych, ale także umiejętności interpersonalnych, które pozwalają mu odpowiednio przejąć jego przywództwo.

W strukturze organizacyjnej administrator zazwyczaj znajduje się w zarządzaniu lub zarządzaniu operacjami biznesowymi.

7 głównych funkcji administratora

Chociaż administrator dostosowuje swoje działania do charakteru i potrzeb organizacji, dla której działa, można powiedzieć, że jego głównymi funkcjami są:

1- Planowanie

Jest to jedna z pierwszych funkcji administratora, ponieważ zakłada rozumowanie różnych aspektów działania pomysłu na biznes.

Ten profesjonalista musi zaprojektować plany w oparciu o informacje o środowisku i celu biznesowym. Plany te muszą zawierać jasne cele krótko- i długoterminowe.

Aby ta funkcja była w pełni przestrzegana, ważne jest, aby administrator stale monitorował środowisko, tak aby odpowiednio uchwycić szanse i zagrożenia dla firmy..

2- Organizacja

Funkcja ta polega na koordynacji wysiłków i zasobów firmy w kierunku jednego lub kilku wspólnych celów.

Chodzi o dostosowanie struktury organizacyjnej i przydzielenie zasobów finansowych i ludzkich zgodnie ze zdefiniowanym planem.

3- Reprezentacja

Administrator może reprezentować firmę w negocjacjach z organami regulacyjnymi kraju, a także w sprawach podatkowych organizacji.

Ponadto podpis administratora jest bardzo ważny w operacjach biznesowych dotyczących aktywów korporacyjnych.

Administrator może być rzecznikiem organizacji przed mediami, aby omawiać pewne problemy w imieniu firmy.

Krótko mówiąc, są to czynności prawne, ceremonialne i symboliczne w imieniu organizacji. Niektóre z nich mogą podpisywać oficjalne dokumenty, obsługiwać klientów, kupujących i oficjalne wizyty, a także przewodniczyć pewnym spotkaniom i ceremoniom.

Chociaż są to zadania, które wydają się trywialne i nie wymagają podejmowania decyzji, są one ważne dla prawidłowego funkcjonowania organizacji.

4- Administracja budżetowa

Funkcja ta jest nieodłącznie związana z ich stanowiskiem i wiąże się z zadaniem zarządzania i / lub zarządzania budżetem firmy, dążąc do osiągnięcia największych zysków przy optymalnym inwestowaniu zasobów finansowych, materialnych i ludzkich.

W rzeczywistości administrator jest tym, który dokonuje przelewów pieniężnych między i z kont firmowych.

Oznacza to, że to osoba programująca i autoryzująca przydzielanie budżetu do każdego obszaru i / lub projektu firmy; decyduje, kto otrzymuje to, co pod względem zasobów ludzkich, finansowych i czasowych.

W tym sensie zajmuje się priorytetami i jest obecny przy określaniu podwyżek wynagrodzeń oraz przy omawianiu umów zbiorowych w przypadkach, które mają zastosowanie.

Administrator jest także opiekunem majątku firmy. Oznacza to, że do Ciebie należy decyzja, kiedy i jak pozbyć się tych aktywów.

Oznacza to również, że jesteś osobiście odpowiedzialny za straty lub bankructwo. I jest obecny w inwestycjach i transakcjach kupna i sprzedaży, w których działa firma.

5- Odpowiedzialność

Administrator musi odpowiadać przed prezydentem i akcjonariuszami spółki.

Składa również sprawozdania organom regulacyjnym w celu utrzymania aktualności wyników obywatela, biorąc pod uwagę, że jest on prawnym przedstawicielem firmy.

Podobnie administrator zbiera raporty z różnych adresów firmy, aby skonsolidować wszystkie dane w jednym dokumencie, który odzwierciedla wydajność firmy.

6- Przywództwo

Administrator w końcu będzie musiał kierować i nadzorować grupę osób, które wspierają go w jego zadaniach.

Oznacza to, że osoba, która przyjmuje tę pozycję, musi posiadać umiejętności interpersonalne, które pozwalają mu na pozytywną i efektywną interakcję z pracownikami pod jego dowództwem..

Podobnie, jak każdy przywódca, musisz przekazać władzę i obowiązki innym.

Musisz także przygotować się do słuchania, szkolenia, motywowania i oceny wyników swoich pracowników.

Z drugiej strony administrator jest często zaangażowany w rekrutację i szkolenie personelu.

W tym sensie ważne jest, aby administrator starał się pogodzić indywidualne potrzeby pracowników z celami organizacji.

To przywództwo oznacza również, że musi być aktywne w stosunku do najlepszych sposobów wypełniania swojej misji.

Oznacza to, że idealnym rozwiązaniem jest przyjęcie przez administratora roli przedsiębiorczej i twórczej, proponowanie nowych i lepszych sposobów działania firmy.

7- Łącze lub komunikacja

Praca administratora posłuży również jako łącznik między kierownictwem a resztą pracowników firmy.

Podobnie buduje mosty między organizacją a aktorami w jej środowisku zewnętrznym, zwłaszcza z agencjami rządowymi.

Z wierzycielami i dostawcami firmy, relacje muszą być pełne szacunku, profesjonalne i serdeczne, więc administrator powinien dbać o tę pracę.

Aby w pełni spełnić tę funkcję, administrator musi udostępnić odpowiednie informacje wszystkim osobom zaangażowanym w organizację.

Podobnie, musi stworzyć odpowiednią, szeroką i różnorodną sieć kontaktów i musi opracować z nimi najbardziej odpowiednie i skuteczne środki komunikacji, zapewniając, że rozpowszechniane informacje będą tak aktualne i wiarygodne, jak to możliwe..

Rola przywódcza administratora przyznaje uprawnienia jako oficjalny informator w firmie. 

Gdy pracownikom trudno komunikować się ze sobą, administrator buduje między nimi mosty.

To ostatnie dotyczy również konfliktów. Tutaj kluczowa jest pojednawcza rola administratora.

Krótko mówiąc, administrator pełni ważne funkcje w organizacji, ponieważ przyczynia się do tego, że wszystko i wszyscy w firmie są zorientowani na osiągnięcie wspólnego celu.

Referencje

1. Bass, Brian (s / f). Obowiązki administratora. Źródło: smallbusiness.chron.com
2. Butler, Samuel (s / f). Funkcje administratora biznesowego. Źródło: selvv.com
3. Gestiopolis (2001). Co to jest administrator? Co on robi Twój profil i umiejętności. Źródło: gestiopolis.com
4. Kirtland (2014). Ogólne obowiązki i odpowiedzialność administratorów. Źródło: kirtland.edu
5. López, Ángel (2015). Funkcje administratorów. Źródło: angelfire.com
6. Rivero M (s / f). Administrator biznesowy Źródło: webyempresas.com.
7. Wielka Brytania (2013). Obowiązki administratora. Źródło: insolvencydirect.bis.gov.uk