Pisemne cechy komunikacyjne, rodzaje, elementy, zalety



The komunikacja pisemna to każdy rodzaj interakcji wykorzystuje zapisany kod. Chociaż opiera się na tym samym systemie językowym oralności, jego właściwości są różne. Zatem, w przeciwieństwie do innych, forma pisemna jest całkowicie konwencjonalna. Musi to być zgodne ze wzorami zdefiniowanymi zgodnie z zasadami ustalonymi przez język.

Z drugiej strony, komunikacja pisemna jest najczęstszą formalną formalną komunikacją między ludźmi i pełni różne funkcje społeczne. Wśród jego zastosowań jest bardzo często wykorzystywany do dokumentowania różnego rodzaju zdarzeń i przeprowadzania interakcji międzyludzkich.

Ponadto kolejną jego najważniejszą cechą jest to, że nie wymaga obecności nadawcy i odbiorcy w tej samej przestrzeni i czasie. Dlatego wiadomość jest odbierana w formie odroczonej, a interakcja pisarza (nadawcy) z czytnikiem (odbiorcą) jest bardzo ograniczona.

Z drugiej strony, komunikacja pisemna jest zasadniczo działaniem twórczym, które wymaga świadomego wysiłku. Ten wysiłek pochodzi z bodźców wytwarzanych przez umysł.

W tym różni się od ustnego, gdzie są gromadzone zewnętrznie przez receptory czuciowe. Napisane, z drugiej strony, pochodzą z wewnętrznej aktywności intelektualnej.

Indeks

  • 1 Charakterystyka
    • 1.1 Odroczony odbiór wiadomości
    • 1.2 Ograniczone cykle
    • 1.3 Niewielka przestrzeń na nadmiarowość
    • 1.4 Wstępne planowanie
  • 2 typy
    • 2.1 Notatki
    • 2.2 Raporty
    • 2.3 Broszury
    • 2.4 E-maile
    • 2.5 Propozycje
    • 2.6 Litery
    • 2.7 Telegramy
    • 2.8 Faksy
  • 3 Elementy pisemnej komunikacji
  • 4 zalety
    • 4.1 Trwałość w czasie
    • 4.2 Mechanizm sterowania
    • 4.3 Konserwacja
    • 4.4 Wyższy poziom odbicia
    • 4.5 Mniejsza możliwość zniekształceń i interpretacji
  • 5 Wady
    • 5.1 Koszty
    • 5.2 Zdolność do skutecznego zrozumienia
    • 5.3 Informacje zwrotne
    • 5.4 Trudności z wyrażaniem uczuć  
    • 5.5 Opóźniony lub niepewny odbiór
    • 5.6 Brak elastyczności
  • 6 referencji

Funkcje

Odroczony odbiór wiadomości

Jedną z cech komunikacji pisemnej jest ta związana z czynnikiem czasu. W sytuacji komunikacji twarzą w twarz zakodowane wiadomości nadawcy są natychmiast odbierane przez odbiorcę.

Ale w pisemnym komunikacie zawsze występuje opóźnienie. Ogólnie rzecz biorąc, nie ma ustalonego limitu czasowego dla tego opóźnienia.

Ograniczone cykle

Cykl komunikacji składa się z czterech podstawowych elementów komunikacyjnych: nadawcy, komunikatu wraz z kanałem komunikacji, odbiornika oraz odpowiedzi lub reakcji. Ponieważ odbiór komunikatu następuje w odroczonym czasie, cykl komunikacji pisemnej jest bardziej ograniczony.

Jednak ze względu na nowe postępy w komunikacji i informacji, wiele kanałów umożliwia wykonanie ostatniego kroku cyklu (sprzężenie zwrotne lub odpowiedź) prawie w tym samym czasie, co w komunikacji bezpośredniej. Przykładem tego są usługi wiadomości błyskawicznych.

Niewielka przestrzeń na nadmiarowość

Zapisany zapis ogranicza możliwość nadmiarowości. W komunikacji ustnej gesty i elementy parawerbalne - takie jak intonacja - wspierają język werbalny.

Nie dotyczy to komunikacji pisemnej. W związku z tym poziom popytu jest wyższy, co zmusza emitenta do używania słów z większą precyzją.

W rzeczywistości komunikacja pisemna ma wysoką wartość społeczną. Ta ocena zmniejsza się wraz z powtarzaniem słów i wykorzystaniem tych samych wzorców syntaktycznych. Dominuje tu oryginalność, a nawet formalna innowacja.

Poprzednie planowanie

Ogólnie rzecz biorąc, komunikacja pisemna nie jest aktem improwizowanym. Podczas pisania często spełnione są warunki lub wymagania. Wśród nich, jeśli poszukiwana jest skuteczna komunikacja, konieczne jest jasne określenie treści wiadomości jako całości i jej wewnętrznej artykulacji..

W tym celu emitent musi posiadać schemat organizacji tekstu. W miarę postępu tekstu wszystkie elementy wiadomości są łączone aż do trafnych pomysłów ze znaczeniem.  

Typy

Jeśli chodzi o rodzaje komunikacji pisemnej, jest ich tak wiele, jak i różnorodne obszary ludzkiego działania. W ten sposób za każdym razem, gdy niektóre (telegramy) znikają, a inne pojawiają się (na przykład e-mail). Następnie zostaną opisane tylko niektóre z nich.

Notatki

Notatka jest popularnym środkiem wewnętrznej komunikacji pisemnej między członkami organizacji. Jest to forma skróconej formy listu z minimalnymi formami uprzejmości i natychmiastowego dostępu do konkretnego tematu wiadomości.

W tego typu komunikacji ogólnie istnieją formaty wcześniej ustalone. Główną zasadą do spełnienia jest poprawne pisanie oraz szacunek osobisty i hierarchiczny. Sposób pisania powinien być bezpośredni i bez jakichkolwiek znajomości.

Raporty

Raporty są innym rodzajem komunikacji pisemnej. Mogą być wykorzystywane do celów komercyjnych, edukacyjnych, prawnych lub naukowych.

W zależności od charakteru i celu raportu mogą istnieć wcześniej ustalone formaty. Ogólnie jednak raport powinien zawierać krótkie wprowadzenie, kluczowe cele i wyniki. 

W niektórych przypadkach dołączono wykresy i tabele, aby ułatwić zrozumienie wyników. W ten sam sposób wiele raportów zawiera listę zaleceń.

Broszury

Broszury to publikacje, w których firmy prezentują swoje produkty i usługi. Są one również publikowane, aby pomóc przedstawicielom handlowym w ich wizytach u klientów.  

Firmy produkują broszury w wielu kształtach i rozmiarach. Niektóre broszury mają rozmiar literowy, a inne są złożone na pół lub w trzech sekcjach.

Z drugiej strony charakteryzują się bardzo kolorowym wyglądem i obfitością obrazów w głównych produktach lub usługach. Teksty są nieliczne i zawierają dużo pustej przestrzeni, dzięki czemu broszurę można łatwo odczytać.

E-maile

E-maile są obecnie bardzo popularną formą komunikacji. Służą do wysyłania dokumentów, organizowania spotkań, potwierdzania spotkań i kontaktowania się z kandydatami do pracy. Ponadto są zatrudnieni do zajmowania się sprawami osobistymi.

Mimo względnej nieformalności wiadomości e-mail muszą spełniać pewne konwencjonalne normy. W tym celu jego format przypisuje spacje dla nadawcy, odbiorcy, tematu i miejsca, w którym wiadomość powinna zostać napisana.

Nawet jeśli są wykorzystywane do celów niekomercyjnych, istnieją pewne konwencje, których należy przestrzegać, aby uniknąć negatywnych reakcji. Wśród nich możemy wspomnieć o poprawnym pisaniu nazw i tytułów, prawidłowym stosowaniu znaków interpunkcyjnych i poprawnej konformacji zdań i akapitów.

Propozycje

Propozycje są dokumentami opisującymi przyszłe projekty. Zazwyczaj mają one tylko jedną lub dwie strony. Obejmują powiązane koszty każdego konkretnego zadania projektu.

Można uwzględnić inne koszty nie związane bezpośrednio z projektem, takie jak druk, poczta i koszty wysyłki.

Listy

Listy są jedną z najstarszych form komunikacji pisemnej. Przedmiot listów może być osobisty lub komercyjny. Przed przybyciem formularzy elektronicznych były to bardzo popularne środki komunikacji. Podobnie jak w e-mailach, komercyjne były trzeźwe formy i zwięzłe wiadomości.

Jednak osobiste listy wykazały mniej konwencjonalizmu w ich pisaniu. Kuracje uprzejmości były minimalne. Rozwój tematu był wygodny dla nadawcy i odbiorcy wiadomości. Liczba stron była ograniczona przez pojemność obu. Stopniowo zostały one zastąpione wiadomościami elektronicznymi.    

Telegramy

Telegram jest krótką i uproszczoną wersją listu. Tutaj formuły uprzejmości są ograniczone do minimum i czasami pomijane. Tekst wiadomości jest napisany z pominięciem największej liczby słów i przy zachowaniu minimum niezbędnego do sensu.

Podobnie formy uprzejmości były na ogół standardowymi i skróconymi formami (dla pana, pani, dla pani i innych podobnych). Podobnie jak w listach, ich wykorzystanie zmniejsza się wraz z rozwojem mediów elektronicznych.

Faksy

Był to pionierski sposób przesyłania wiadomości napisanych elektronicznie. Chociaż zarówno jego pismo, jak i jego czytanie zostały sporządzone na piśmie, jego transmisja odbyła się drogą elektroniczną. Jego wykorzystanie spadło ze względu na coraz częstsze korzystanie z mediów elektronicznych.

Elementy komunikacji pisemnej

Ogólnie uważa się, że trzy główne elementy pisemnej komunikacji to struktura (forma treści), styl (pisanie) i treść (temat).

Jeśli chodzi o strukturę, pomaga to czytelnikom zrozumieć temat. Dlatego przed rozpoczęciem pisania zaleca się jasne określenie celów.

W odniesieniu do stylu jest to związane w pierwszej kolejności z emitentem. Ważne jest jednak również, aby wziąć pod uwagę możliwych odbiorców materiałów pisemnych. Czasami wymagane jest użycie zdań lub krótkich akapitów z prostym słownictwem. Czasami komunikat powinien być nieco dłuższy i dopracowany.

Wreszcie, jeśli chodzi o temat, może to być bardzo różnorodne. Wszystkie obszary ludzkiej interakcji mogą być przedmiotem pisemnej komunikacji. Obejmuje to od przedmiotów naukowych do osobistych, poprzez prawa i procedury.

Zalety

Trwałość w czasie

Komunikacja pisemna jest stałym środkiem informacji. Dlatego jest przydatny, gdy wymagane jest prowadzenie rejestrów. W ten sam sposób bardzo ważne jest prawidłowe delegowanie obowiązków oraz ustalanie norm i procedur. Z drugiej strony pozwala na powtarzające się zapytania o wiadomości.

Mechanizm sterowania

Dzięki możliwości trwałości w czasie, komunikacja pisemna jest idealna jako narzędzie kontrolne. Arkusze kontrolne lub wyniki, prawa, umowy, między innymi, są dokumentami najczęściej przetwarzanymi w tym trybie komunikacji.

Zachowanie

Komunikacja pisemna ma wysoki poziom ochrony. Dzięki temu jest bezpieczny i trwały. Postęp technologiczny umożliwił inne środki ochrony informacji. Jednak do tej pory dokument napisany w oryginale pozostaje ostatecznym dowodem jego istnienia i oryginalności.

Wyższy poziom odbicia

Ludzie, którzy używają tego medium, skutecznie zastanawiają się przed napisaniem. Akcja pisania wiadomości jest zawsze poprzedzona procesem myślenia i definiowania tego, co chcesz wyrazić. Nawet samo pismo jest procesem refleksji. Dlatego ten tryb komunikacyjny jest idealny do przesyłania dokładności i precyzji.

Mniej możliwości zniekształceń i interpretacji

W wiadomościach przesyłanych za pośrednictwem komunikacji pisemnej istnieje mniejsze prawdopodobieństwo zniekształcenia. W tym systemie komunikacyjnym informacje są stale rejestrowane i można je zweryfikować w dowolnym momencie. Tak więc istnieje mniejsze prawdopodobieństwo zniekształcenia lub zmiany informacji.

Z drugiej strony istnieje mniejsze prawdopodobieństwo błędnej interpretacji wiadomości. W razie jakichkolwiek wątpliwości wiadomość może być ponownie przeczytana tyle razy, ile jest to konieczne, aż do pełnego zrozumienia.

Podobnie, szybkość odczytu lub ponownego czytania może być dostosowana do poziomu zrozumienia odbiorcy wiadomości. W ten sposób można zagwarantować, że jeśli zarówno nadawca, jak i odbiorca będą obsługiwać te same kody, wiadomość dotrze zgodnie z żądanym.

Wady

Koszty

Komunikacja pisemna nie jest ekonomiczna. Istnieją koszty związane z materiałem (papier i tusz, między innymi) i pracą wykorzystywaną do pisania i dostarczania pism. Koszty te mogą wzrosnąć w zależności od fizycznej odległości między nadawcą a odbiorcą.

Umiejętność skutecznego zrozumienia

Korzystanie z komunikacji pisemnej zasługuje na wielkie umiejętności i kompetencje w zakresie używania języka i słownictwa. Brak umiejętności pisania i słaba jakość tekstów mają negatywny wpływ na przesłanie i zagrażają ich skutecznemu zrozumieniu.

Opinie

Informacja zwrotna w komunikacie pisemnym nie jest natychmiastowa. W tego typu komunikacji proces kodowania i dekodowania jest powolny.

W zależności od użytego kodu zrozumienie może potrwać dłużej niż jest to wymagane. W każdym przypadku informacja zwrotna jest wygodna dla odbiorcy wiadomości, a nie dla emitenta.

Trudność wyrażania uczuć  

Jako medium refleksyjne trudniej jest wyrazić emocjonalność w komunikacji pisemnej. W rzeczywistości poeci i artyści, którzy używają tego medium do wyrażania piękna i emocji, używają trudnych w użyciu technik. Czasami odnoszą sukcesy, ale w innych nie spełniają celu przekazywania emocjonalności artysty.

Ten rodzaj komunikacji jest znany jako zimny, bezosobowy i kontrastuje z innymi formami komunikacji, które mogą obejmować cechy werbalne i gestyczne. Z tego powodu jest on częściej wykorzystywany w przekazywaniu informacji, w których ważna jest dokładność faktów.

Opóźniony lub niepewny odbiór

Sposób pisemnej komunikacji utrudnia natychmiastowe potwierdzenie odbioru wiadomości. W niektórych przypadkach nawet nie można ustalić, czy wiadomość dotarła do zamierzonego odbiorcy.

Brak elastyczności

Brak elastyczności jest kolejną wadą komunikacji pisemnej. Po wydaniu oryginalnej wiadomości nie ma możliwości szybkiej korekty treści.

Wszelkie potrzebne zmiany muszą być zagwarantowane przez odbiorcę wiadomości. Podobnie każda dokonana korekta, nawet częściowa, wpływa na całą wiadomość.

Referencje

  1. Inc. (s / f). Pisemna komunikacja Zrobione z witryny inc.com.
  2. Sehgal, M. K. (2008). Komunikacja biznesowa New Delhi: Excel Books India.
  3. Cabrera, A. i Pelayo, N. (2001). Język i komunikacja Caracas: The National.
  4. Bolaños, B. (1996). Pisemna komunikacja. San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, 26 września). Rodzaje pisemnej komunikacji biznesowej. Zrobiono z bizfluent.com.
  6. Sckool (2017, 07 lutego). Trzy główne elementy komunikacji pisemnej. Zrobiono ze sckool.org.   
  7. MSG (s / f). Pisemna komunikacja - znaczenie, zalety i wady. Zrobione z managementstudyguide.com.
  8. Komunikacja biznesowa. (s / f). Zalety i wady komunikacji pisemnej. Zrobione z thebusinesscommunication.com.
  9. Komunikacja biznesowa. (s / f). Wady komunikacji pisemnej w biznesie. Zrobione z bizcommunicationcoach.com.