System ciągłych zapasów, zalety



The system wieczne zapasy jest metodą księgowania zapasów, która natychmiast rejestruje sprzedaż lub zakup zapasów za pomocą skomputeryzowanych systemów i oprogramowania do zarządzania aktywami biznesowymi.

Pokazuje dość szczegółowy widok zmian w ekwipunku z natychmiastowymi raportami na temat ilości zapasów w magazynie i dokładnie odzwierciedla poziom dostępnych towarów.

Nieustanna inwentaryzacja jest preferowaną metodą śledzenia zapasów, ponieważ może w sposób ciągły generować wystarczająco dokładne wyniki, jeśli jest właściwie zarządzana..

Jako firma posiadanie większej ilości potrzebnych zasobów jest drogie i może generować odpady. Z drugiej strony, posiadanie bardzo mało oznacza, że ​​ryzykujesz rozczarowaniem klientów i utratą przychodów ze sprzedaży z konkurencją.

Ponieważ oprogramowanie do ciągłej inwentaryzacji jest zawsze aktualne, zapewnia natychmiastową widoczność stanów magazynowych, dzięki czemu może szybciej reagować na zmiany popytu.

Jak działa procedura?

Dzięki systemowi ciągłej inwentaryzacji firma stale aktualizuje ewidencję zapasów, księgując dodatki i odliczenia dla takich działań, jak:

- Zakupione przedmioty magazynowe.

- Towar sprzedawany z magazynu.

- Materiały pobrane z zapasów do wykorzystania w produkcji.

- Odrzucone artykuły.

System działa doskonale w połączeniu z komputerową bazą danych, aktualizowaną w czasie rzeczywistym przez pracowników magazynu za pomocą skanerów kodów kreskowych lub sprzedawców korzystających z terminali w punktach sprzedaży.

Okresowe inwentaryzacje a ciągłe inwentaryzacje

Tradycyjnie, gdybyś chciał wiedzieć, ile przedmiotów było dostępnych w magazynie, musiałeś wykonać obliczenia fizyczne i pogodzić je z systemami ręcznymi lub automatycznymi opartymi na partiach.

Spółki fizycznie rozliczały zapasy na koniec danego okresu, a dane dotyczące zapasów były w tym czasie aktualizowane. Jest to tzw. Okresowy system inwentaryzacji, ponieważ informacje są okresowo aktualizowane.

System ciągłej inwentaryzacji wykorzystuje oprogramowanie do zarządzania zapasami i procesy, które umożliwiają aktualizację ruchu zapasów w czasie rzeczywistym.

Pracownicy używają skanerów kodów kreskowych do rejestrowania sprzedaży, zakupów lub zwrotów w momencie ich wystąpienia.

Te informacje są wysyłane do bazy danych, która jest stale aktualizowana, aby rejestrować każdą zmianę. Nieustanna aktualizacja inwentarza nadaje systemowi nazwę i odróżnia go od podejścia okresowego.

Wieczne konta magazynowe

W ramach tego systemu nie trzeba utrzymywać konta zakupu, ponieważ konto zapasów jest pobierane bezpośrednio przy każdym zakupie towaru.

Konta do zaksięgowania w tym systemie to:

- Kiedy kupujesz towar do przechowywania w ekwipunku:

- Gdy ponoszone są koszty, takie jak fracht, ubezpieczenie itp., Dodane do kosztu towaru:

- Jeśli towar zostanie zwrócony dostawcy:

- Kiedy towar jest sprzedawany:

- Jeśli towar jest zwracany przez klientów:

- W przypadku znalezienia różnicy między kwotą konta zapasów a liczbą fizyczną:

Zalety

Pozwala na precyzyjną wymianę

Zmiany w zapasach są rejestrowane w czasie rzeczywistym, przy zakupie i sprzedaży zapasów. Umożliwia to tworzenie raportów, które natychmiast identyfikują wyczerpujące się pozycje zapasów.

Odkryj upadek i kradzież

W systemie okresowej inwentaryzacji pod koniec okresu inwentaryzacja jest dostosowywana, potwierdzając liczbę inwentaryzacji. Ukrywa to kradzież, kurczenie się, a nawet błędy w liczeniu, gdy korekta ta jest przenoszona na rachunek kosztów sprzedanych towarów.

System wieczysty porówna wartość zapasów w systemie z liczbą pod koniec okresu i umożliwi zbadanie wszelkich rozbieżności.

Tworzy bardziej dokładne pośrednie sprawozdania finansowe

Ponieważ w systemie zapasów okresowych wartości zapasów nie ulegają zmianie w ciągu okresu, zarówno rachunek zapasów w bilansie, jak i rachunek kosztów towarów sprzedanych w rachunku zysków i strat są niepoprawne w całym okresie. okres.

System wieczysty utrzymuje te prawidłowe kwoty i zapewnia bardziej dokładny zestaw sprawozdań finansowych w całym okresie.

Bliższe zarządzanie poziomami zapasów

Poziomy zapasów są zawsze poprawne i są dostępne online w dowolnym momencie. Możesz poprawnie obliczyć wskaźnik obrotów, aby zobaczyć, czy sprzedaż spada, lub czy produkty nie są już szybko sprzedawane.

Integracja z innymi systemami komercyjnymi

Informacje o zapasach w czasie rzeczywistym mają kluczowe znaczenie dla zespołów finansowych i księgowych. Integracja systemu inwentaryzacji z systemami finansowymi pomaga zagwarantować dokładne raporty podatkowe i regulacyjne.

Sprzedawcy mogą zapewnić lepsze wrażenia klientów, bezpośrednio wpływając na ich reputację. Jego integracja z systemami marketingowymi daje zespołowi aktualny obraz tego, co jest sprzedawane, a co nie..

Wady

Wysoki koszt wdrożenia

Aby korzystać z systemu ciągłej inwentaryzacji, firma musi najpierw zainstalować specjalistyczny sprzęt i oprogramowanie. Wymaga dużej inwestycji początkowej, wielu zasobów i czasu na prawidłowe wdrożenie systemu.

Po zainstalowaniu niezbędnego sprzętu i oprogramowania konserwacja i okresowe aktualizacje będą nadal obowiązkowe, co jeszcze bardziej obciąży firmy..

Większa złożoność

Wymaga od firm oferowania szkoleń każdemu z pracowników ze względu na złożoność systemu.

Pracownicy będą potrzebować szkolenia w zakresie korzystania z określonego oprogramowania firmy, a także będą szkoleni w zakresie korzystania ze specjalnego sprzętu, takiego jak skanery.

Zarejestrowany inwentarz może nie odzwierciedlać rzeczywistej inwentaryzacji

Wadą może być to, że transakcje są rejestrowane, gdy tylko mają miejsce, ponieważ zarejestrowany ekwipunek może nie odzwierciedlać rzeczywistego stanu magazynowego w czasie..

Wynika to z faktu, że w systemie ciągłej inwentaryzacji nie są często używane inwentaryzacje fizyczne.

Przy większej liczbie osób wchodzących w transakcje w systemie, firma przyjmuje większe ryzyko popełnienia błędów z powodu błędu ludzkiego.

Więcej czasu konsumpcji

Dzięki okresowemu systemowi inwentaryzacji firmy przeznaczają trochę czasu na rejestrację zapasów.

Mogą być rejestrowane co tydzień, co miesiąc lub nawet raz w roku. To sprawia, że ​​system okresowej inwentaryzacji zużywa mniej czasu niż system ciągłej inwentaryzacji.

W systemie wieczystym każda transakcja musi być natychmiast zarejestrowana. Audytorzy powinni dokonać przeglądu transakcji, aby upewnić się, że są poprawne, a spisy fizyczne muszą być nadal wykonywane, aby znaleźć rozbieżności na danych.

Referencje

  1. Steven Bragg (2017). Nieustający system inwentaryzacji. Rachunkowość CPE Kursy i książki. Zaczerpnięte z: accountingtools.com.
  2. Investopedia (2018). Nieustający spis. Zrobiono z: investopedia.com.
  3. Rachunkowość dla zarządzania (2017). Nieustający system inwentaryzacji. Zaczerpnięte z: accountingformanagement.org.
  4. Oracle Netsuite (2018). Po co używać ciągłego systemu inwentaryzacji? Zrobiono z: netsuite.com.
  5. Angie Mohr (2018). Zalety systemu wieczystej inwentaryzacji. Small Business - Chron.com. Zrobiono z: chron.com.
  6. Tanya Robertson (2018). Wady systemu ciągłego inwentaryzacji. Small Business - Chron.com. Zrobiono z: smallbusiness.chron.com.