Fazy ​​zarządzania projektami, cele, korzyści i przykłady

The zarządzanie projektem jest zgodna z ćwiczeniem rozpoczynania, planowania, wykonywania, kontrolowania i zamykania pracy zespołu w celu spełnienia konkretnych powodów sukcesu i osiągnięcia określonych celów w wyznaczonym czasie. Dlatego też stosowanie umiejętności, technik, wiedzy i narzędzi do programowania działań spełniających wymagania projektu.

Projekt jest dziełem przejściowym, mającym na celu wygenerowanie unikalnego wyniku, usługi lub produktu, z określonym początkiem i końcem, który jest podejmowany w celu osiągnięcia niezwykłych celów i celów, aby ogólnie osiągnąć wartość dodaną lub korzystną zmianę.

Tymczasowa jakość projektów nie zgadza się z rutynowymi działaniami firmy, które są prostymi iteracyjnymi, półstałymi lub stałymi działaniami w celu produkcji usług lub produktów.

Brak procesu zarządzania projektami może spowodować utratę czasu, utratę pieniędzy i niską wydajność.

Indeks

• 1 Potężne narzędzie
• 2 fazy
  • 2.1 Rozpoczęcie
  • 2.2 Planowanie
  • 2.3 Wykonanie
  • 2.4 Dokumentacja projektu
  • 2.5 Monitorowanie i kontrola
  • 2.6 Zamknięcie
• 3 cele
  • 3.1 Pomyślnie opracuj fazy projektu
  • 3.2 Skuteczna komunikacja
  • 3.3 Osiągnięcie głównego celu projektu
  • 3.4 Stwórz projekt zgodny z celami klienta
• 4 korzyści
  • 4.1 Większa skuteczność świadczenia usług
  • 4.2 Zadowolenie klienta
  • 4.3 Większa skuteczność w świadczeniu usług
  • 4.4 Poprawia wzrost i rozwój zespołu
  • 4.5 Większa elastyczność
  • 4.6 Wzrost oceny ryzyka
• 5 Przykłady
  • 5.1 American Airlines
  • 5.2 Royal Bank
• 6 referencji

Potężne narzędzie

Zarządzanie projektem to potężne narzędzie biznesowe, które może zaoferować wiele korzyści firmom każdej wielkości. Udostępnia procesy, wytyczne, a także powtarzalne techniki pomagające zarządzać ludźmi i pracą związaną z projektami.

Może zwiększyć szanse na sukces i pomóc w realizacji projektów konsekwentnie, wydajnie, terminowo iw ramach budżetu.

Realizując podstawowe strategie zarządzania projektami, pożądane cele zostaną osiągnięte, a cele te zostaną osiągnięte w określonej dziedzinie czasu i kosztów..

Efekt końcowy jest taki, że wszyscy wygrają, co może być najlepszą korzyścią dla wszystkich w zarządzaniu projektami.

Fazy

Inicjacja

Faza inicjacji określa charakter i zakres projektu. Musisz zrozumieć środowisko biznesowe, a także upewnić się, że niezbędne kontrole są włączone do projektu.

Dokumenty inicjujące projekt to seria briefów, które są wykorzystywane do tworzenia przepisów na czas trwania projektu. Obejmują one:

- Propozycja projektu: idea stojąca za projektem, cel ogólny, czas trwania.

- Zakres projektu: kierunek i monitorowanie projektu.

- Zdezagregowana struktura pracy: skala pracy do wykonania, do codziennych zadań.

- Matryca przypisania obowiązków: role i obowiązki dostosowane do wyników.

- Analiza potrzeb biznesowych i wymagań względem wymiernych celów.

- Przegląd bieżących operacji.

- Karta projektu, w tym koszty, zadania, rezultaty i terminy.

Planowanie

Głównym celem jest odpowiednie zaplanowanie czasu, kosztów i zasobów, aby oszacować niezbędną pracę, a tym samym skutecznie zarządzać ryzykiem podczas realizacji projektu. Polega ona na określeniu metodologii postępowania przy administrowaniu projektami.

- Identyfikuj produkty i twórz uszkodzone struktury pracy.

- Zidentyfikuj działania niezbędne do ukończenia tych rezultatów, a tym samym połącz te działania z logiczną sekwencją.

- Oszacuj zapotrzebowanie na zasoby dla działań.

- Oszacuj czas i koszty działań.

- Opracowanie harmonogramu i budżetu.

- Planowanie ryzyka.

- Uzyskaj formalną zgodę na rozpoczęcie pracy.

Wykonanie

Podczas wykonywania musisz wiedzieć, jakie są planowane terminy, które muszą zostać wykonane. Faza wykonania gwarantuje, że wyniki planu zarządzania projektem zostaną odpowiednio wykonane.

Ta faza obejmuje alokację, koordynację i odpowiednie zarządzanie zasobami ludzkimi i wszelkimi innymi zasobami, takimi jak materiały i budżety. Rezultatem tej fazy są wyniki projektu.

Dokumentacja projektowa

Aby utrzymać budżet, zakres, skuteczność, a także tempo, projekt musi mieć fizyczne dokumenty związane z każdym konkretnym zadaniem.

Dzięki poprawnej dokumentacji łatwo sprawdzić, czy wymagania projektu są spełnione, czy nie. Dokumentacja zawiera informacje o tym, co zostało już ukończone dla tego projektu.

Prawidłowo wykonana dokumentacja może być podstawą sukcesu projektu.

Monitorowanie i kontrola

Składa się z procesów przeprowadzanych w celu obserwacji realizacji projektu, w celu zidentyfikowania potencjalnych problemów w odpowiednim czasie i podjęcia w razie potrzeby działań naprawczych w celu kontroli wykonania projektu.

Wykonanie projektu jest obserwowane i mierzone w celu zidentyfikowania zmian w planie zarządzania projektem.

Zapewnia również informacje zwrotne między różnymi fazami projektu, w celu wdrożenia działań zapobiegawczych lub naprawczych w celu zapewnienia zgodności z planem zarządzania projektem.

Zamknięcie

Zawiera formalne zakończenie projektu i jego akceptację. Działania administracyjne obejmują dokumentację zdobytych doświadczeń. Polega na sfinalizowaniu wszystkich działań całego zestawu procesów, aby formalnie zamknąć projekt.

Przegląd po wykonaniu jest również uwzględniony w tej fazie. Jest to kluczowa faza dla zespołu projektowego, aby wyciągnąć wnioski z doświadczeń i zastosować je w przyszłych projektach.

W projekcie należy obserwować rzeczy, które sprawdziły się dobrze, a rzeczy, które nie zadziałały, należy przeanalizować, aby wyciągnąć wnioski.

Cele

Celem zarządzania projektem jest przeprowadzenie szczegółowego projektu, który spełnia cele klienta.

Pomyślnie opracuj fazy projektu

Projekt, niezależnie od jego wielkości, zazwyczaj obejmuje pięć różnych faz o równym znaczeniu: inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie i kontrola, zamknięcie.

Opracowanie i wykonanie bez problemów i bez przerw we wszystkich poprzednich fazach gwarantuje sukces projektu.

Skuteczna komunikacja

Należy zawsze pamiętać, że sukces lub porażka projektu zależy w dużej mierze od pracy zespołowej. Dlatego kluczem do sukcesu jest zawsze współpraca.

W tym celu ważne jest ustanowienie dobrej komunikacji. Z jednej strony informacje muszą być wyrażone w sposób jasny i kompletny, tak aby wszyscy w pełni je rozumieli. Z drugiej strony, musisz mieć możliwość słuchania i otrzymywania konstruktywnych komentarzy.

Osiągnij główny cel projektu

Główny cel projektu musi zostać ukończony w przewidywanym czasie, w oczekiwanej jakości iw ramach rozważanego budżetu.

Optymalizacja przypisanych niezbędnych danych wejściowych i ich zastosowanie w celu spełnienia wcześniej określonych celów projektu to kwestia, w której zawsze istnieje możliwość poprawy.

Wszystkie procesy i procedury można zreformować i zaktualizować, aby poprawić trwałość projektu, a także kierować zespołem poprzez proces strategicznej zmiany.

Stwórz projekt zgodny z celami klienta

Może to oznaczać, że wizja klienta musi zostać zaadresowana i zreformowana lub wynegocjowana z nimi w odniesieniu do celów projektu, w celu przekształcenia ich w realne cele..

Zaspokojenie oczekiwań klientów i ich zadowolenie nie tylko prowadzi do udanej współpracy, która może pomóc wyeliminować niespodzianki podczas realizacji projektu, ale także gwarantuje zrównoważony rozwój w przyszłości.

Korzyści

Główną zaletą zarządzania projektami jest to, że pomaga skutecznie zarządzać projektami. Pozwala to szybciej rozwiązywać problemy.

Większa skuteczność w świadczeniu usług

Zarządzanie projektem zapewnia mapę drogową, którą można łatwo śledzić i która prowadzi do ukończenia projektu. Gdy już wiesz, gdzie unikać dziur, logiczne jest myślenie, że będziesz pracował mądrzej i wydajniej.

Zadowolenie klienta

Kiedy projekt jest ukończony na czas i poniżej budżetu, klient pozostawia szczęście. A szczęśliwy klient to ktoś, kto będzie wyglądał ponownie.

Inteligentne zarządzanie projektami zapewnia narzędzia, które umożliwiają kontynuację relacji klient / administrator.

Większa skuteczność w świadczeniu usług

Te same strategie, które pozwoliły na pomyślne zakończenie projektu, będą również służyć wielokrotnie w przypadku innych projektów.

Poprawia wzrost i rozwój w zespole

Pozytywne wyniki nie tylko generują szacunek, ale często inspirują zespół projektowy do dalszego poszukiwania sposobów na wydajniejszą pracę.

Większa elastyczność

Być może jedną z największych korzyści zarządzania projektami jest elastyczność. Bezpieczna administracja projektem pozwala prześledzić strategię, którą chcesz zrealizować, aby projekt został ukończony.

Jednak piękno takiej organizacji polega na tym, że jeśli odkryjesz bardziej inteligentną ścieżkę, możesz ją przyjąć. Dla wielu małych i średnich firm tylko ta wartość jest warta ceny wstępu.

Zwiększona ocena ryzyka

Gdy wszyscy gracze zostaną wyrównani, a strategia zostanie wprowadzona, potencjalne ryzyko uderzenia.

Zarządzanie projektem zapewnia czerwoną flagę we właściwym czasie: przed rozpoczęciem pracy nad ukończeniem projektu.

Przykłady

American Airlines

Połączenie American Airlines z US Airways spowodowało nakładanie się technologii i programów. Wiedzieli, że arkusze kalkulacyjne nie wystarczają do zarządzania złożonymi zasobami i projektami.

Aby zyskać wgląd w szersze priorytety branżowe i globalne, zaczęli wykorzystywać zarządzanie projektami do wejścia personelu, zarządzania zasobami i planowania zdolności..

W rezultacie linia lotnicza przeszła od kapitalizacji swojej pracy nad technologią informatyczną z 10% do 20%. Odpowiada to dodatniemu wpływowi netto w wysokości kilku milionów dolarów w bilansie.

Teraz mają dostęp do bardziej wiarygodnych i lepszych danych, aby podejmować krytyczne decyzje dotyczące projektów i zasobów.

Royal Bank

Royal Bank of Scotland musiał wdrożyć spójne i wiarygodne dane, aby informować o decyzjach finansowych i dotyczących zasobów. Dlatego wybrali zarządzanie projektem, aby zwiększyć tę spójność. Usunęli więc 35 starszych systemów, ponad 50 narzędzi opracowanych przez użytkowników i setki arkuszy kalkulacyjnych.

Dzięki danym w różnych formatach i setkom projektów zarządzanych przez różne systemy, chcieli kontrolować swoje dane, aby lepiej widzieć ich portfolio.

W ciągu dwunastu miesięcy byli w stanie spełnić swój cel biznesowy i osiągnąć zwrot z inwestycji. Po drodze poprawiają przejrzystość i obniżają koszty w każdej jednostce biznesowej.

Referencje

1. Wikipedia, darmowa encyklopedia (2019). Zarządzanie projektem Zrobiono z: en.wikipedia.org.
2. Project Management Institute (2019). Co to jest zarządzanie projektem? Zrobiono z: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Jakie są cele zarządzania projektem? Zaczerpnięte z: clarizen.com.
4. Biznes NI (2019). Zalety zarządzania projektem. Zrobiono z: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). 10 najważniejszych korzyści z zarządzania projektem. Zarządzanie projektem Bright Hub. Zrobiono z: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Przykłady skutecznego zarządzania projektami w świecie rzeczywistym. Blog Planview. Zrobiono z: blog.planview.com.