12 najważniejszych dominujących funkcji biurowych

The dominujące funkcje biurowe są to czynności administracyjne, które realizują pracownicy firmy, organizacji lub instytucji i które są niezbędne do funkcjonowania tego samego. Jeśli zostaną wykonane sprawnie, wyniki będą znacznie lepsze, niż gdyby były źle wykonane.

Ta praca ma zwykle regularny harmonogram od poniedziałku do piątku, który zaczyna się o 8 lub 9 rano. i trwa do 4 lub 5 p.m, chociaż różni się w zależności od kraju lub regionu.

Większość prac biurowych wymaga podstawowych umiejętności, takich jak: płynna komunikacja ustna, umiejętność pisania, archiwizowania i doświadczenie w pracy z urządzeniami biurowymi, takimi jak komputery, kserokopiarki itp..

W zależności od poziomu przyjętej pozycji lub odpowiedzialności wymaga się, aby dana osoba posiadała wykształcenie techniczne, uniwersyteckie lub czwarte.

10 głównych funkcji biura, które dominuje

1- Planowanie

Jest to pierwsze i najważniejsze zadanie, ponieważ polega na określeniu, w jaki sposób metody i struktury organizacyjne mogą przyczynić się do realizacji biznesplanu.

Istnieją narzędzia technologiczne, które pomagają, ponieważ te metody mogą urzeczywistnić się w zadaniach rozdzielonych między członków zespołu, ale tylko dobre planowanie może zagwarantować, że wszystko skończy się dodaniem do celu biznesowego.

Do ogólnego planowania wymagana jest jasna wizja biznesowa i pewien poziom hierarchiczny w firmie, ale każdy członek zespołu musi zaplanować swoją pracę, aby mogli osiągnąć ustalone cele i terminy..

2- Transkrypcja i / lub pisanie raportów

Zadaniem, które codziennie zajmuje czas, który pracuje w biurze, jest pisanie, przy każdym wsparciu, raportów, które wspierają lub wyszczególniają ich funkcje lub służą do wyjaśnienia pozostałym kolegom szczegółów (tło, postęp, wyniki, plusy i minusy itp.) konkretnego projektu.

Pisma te służą również jako zapis działalności organizacji, do której należy to biuro, do przyszłych audytów lub przeglądów.

3- Uczestnicz w spotkaniach

Są to spotkania między członkami zespołu roboczego, w których wymieniane są pomysły dotyczące bieżących projektów, nowe propozycje, ujawniane prezentacje, raporty lub raporty.

Zazwyczaj mają one na celu dostosowanie wszystkich obecnych w kierunku osiągnięcia wspólnego celu, przypisując każdemu role, zadania i terminy. Służą również do rozwiązywania problemów, które mogły powstać przy wykonywaniu zadań.

Mają częstotliwość, czas trwania i bardzo określoną dynamikę. Również to, co jest w nich omawiane, jest zwykle rejestrowane w minutach lub minutach do archiwizacji.

4- Harmonogram spotkań

Chodzi o koordynację programu wszystkich osób, które powinny być na spotkaniu w taki sposób, aby mogły się pokrywać w określonym miejscu i czasie.

Jest to zadanie, które może być przytłaczające, więc poleganie na technologii może być dobrym pomysłem. Istnieją aplikacje, takie jak ScheduleOnce, które umożliwiają automatyczne planowanie spotkań, dzięki czemu goście mogą zobaczyć dostępne daty i wybrać odpowiedni dla nich harmonogram..

5- Sprawdź firmową wiadomość e-mail

To zadanie może zająć trochę czasu. Raport Adobe opublikowany w 2016 r., Który wynikał z samodzielnej ankiety przeprowadzonej wśród ponad tysiąca pracowników, pokazuje, że spędzamy średnio 20,5 godziny tygodniowo, sprawdzając nasz e-mail służbowy.

Sortowanie, czytanie i odpowiadanie na e-maile, to bardzo popularna forma komunikacji i pozwala na wymianę plików i wrażeń związanych z dowolnym projektem lub procesem organizacyjnym.

Chociaż firmy stale poszukują bardziej wydajnych form zarządzania pocztą elektroniczną, istnieją również aplikacje, takie jak inteligentne etykiety Gmaila..

Innym sposobem usprawnienia tego zadania jest włączenie standardowych szablonów wiadomości e-mail lub tekstów, które mogą być wysyłane z minimalnymi modyfikacjami do różnych odbiorców i różnych możliwości..

6- Zarządzanie finansami

W tym zadaniu należy zagwarantować, że pieniądze spełniają swój cykl życia w zakupie i sprzedaży produktów i usług; że wszystkie faktury są wysyłane, rejestrowane, opłacane i wysyłane. Oczywiście są biura, w których są tylko do tego przeznaczone.

Działalność ta obejmuje również aktualizowanie rachunków finansowych i dokumentów prawnych w taki sposób, aby nie było problemów z ramami prawnymi dotyczącymi danej organizacji.

7- Logistyka

Funkcja ta gwarantuje, że wszystkie towary związane z pracą firmy są przewożone do iz magazynów i klientów. Obejmuje to również nawiązanie kontaktu z dostawcami w celu uzyskania surowców do produkcji nowych produktów.

Celem tej funkcji jest zapewnienie, że firma ma wszystko, co niezbędne do utrzymania produkcji towaru lub usługi, którą sprzedaje.

8- Zwróć uwagę

W biurze wymagane jest także odbieranie telefonu, ponieważ jest to środek komunikacji z klientami, dostawcami i między współpracownikami. 

Chociaż wydaje się to prostym zadaniem, wymaga określonego protokołu, ponieważ może to być głos, który ktoś spoza firmy kojarzy się z jego wizerunkiem. Dlatego ważne jest przestrzeganie zasad grzeczności, utrzymywanie tonów instytucjonalnych, łagodzenie głośności głosu i używanego słownictwa.

Innym ważnym faktem, który czasami jest pomijany podczas wykonywania tej funkcji, jest zapisanie jak największej ilości danych osoby po drugiej stronie telefonu; Spowoduje to zasilenie bazy danych kontaktowych firmy i umożliwi poprawne monitorowanie sprawy omawianej podczas rozmowy telefonicznej.

9- Organizacja archiwów

Większość zadań wykonywanych w biurze generuje jakiś dokument: faktury, notatki, protokoły, minuty, raporty sprzedaży itp..

W formie cyfrowej lub papierowej jest to ilość informacji, która wymaga, aby ktoś był odpowiedzialny za katalogowanie, archiwizowanie i zabezpieczanie go zgodnie z jego znaczeniem dla biznesu..

Właśnie ten ostatni punkt, dotyczący ochrony informacji, jest problemem dla wielu organizacji, dlatego pojawia się coraz więcej narzędzi, protokołów i procedur, które zapewniają bezpieczeństwo w archiwizowaniu i przesyłaniu informacji. dane wrażliwe w organizacji.

W niektórych przypadkach używane są zewnętrzne dyski twarde, podczas gdy w innych istnieją specjalne serwery dla tych przypadków lub platformy pamięci masowej w „chmurze”, takie jak Microsoft OneDrive, Dysk Google lub Apple iCloud.

10- Dystrybucja poczty firmowej

Zadanie, które pomimo niewymagania bardzo wysokiego wykształcenia akademickiego, wymaga dobrej organizacji, odpowiedzialności i pilności, to dystrybucja korespondencji w biurze.

Szkic niektórych projektów, karta kredytowa, którą wysyła bank, faktury dostawcy lub list odpowiedzi jednostki rządowej, to niektóre dokumenty, na które każdy pracownik może czekać i od których może zależeć wiele innych procesów. firmy.

11- Obsługa klienta

Ta funkcja ma na celu fizyczną pomoc klientom w pytaniach lub skargach dotyczących produktów lub usług oferowanych przez firmę.

12- Drukowanie i kopiowanie dokumentów

Polega na drukowaniu dokumentów, które muszą być fizycznie zapisane lub wykonywaniu kopii tych, które muszą być przechowywane w dwóch egzemplarzach lub dostarczane pracownikom firmy.

Referencje

1. Audra Bianca (s / f). Wskazówki dotyczące organizacji i planowania w biurze. Źródło: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 zadań biurowych, które możesz i powinieneś zautomatyzować. Źródło: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Ile godzin twojego życia spędziłeś w pracy? Wypróbuj nasz przygnębiający kalkulator. Źródło: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lista miejsc pracy w biurze. Źródło: work.chron.com.
5. Co robi asystent biura. Źródło z learn.org.
6. Co dokładnie robią ludzie w pracy biurowej. Źródło: reddit.com.