Jak wygląda schemat organizacyjny hotelu? (i jego funkcje)

The schemat organizacyjny hotelu reprezentuje miejsca pracy, które hotel musi spełniać, aby realizować swoje procesy pracy, misję, wizję i wartości.

Każdy hotel, zarówno mały, średni, jak i duży, potrzebuje struktury organizacyjnej do wykonywania codziennych czynności. Służy do dzielenia zadań, określania pracy dla każdego działu i delegowania uprawnień w ramach i między działami.

Powyższy schemat organizacyjny jest charakterystyczny dla hotelu pięciogwiazdkowego, chociaż hotel czterogwiazdkowy może mieć taką samą liczbę apartamentów lub więcej. Liczba gwiazd może zejść lub wznieść się niezależnie od liczby wydziałów.

Na przykład hotel „NY King” może zatrzymać wszystkie apartamenty i wznieść się z 4 do 5 gwiazdek. Lub odwrotnie; zejdź od 5 do 4 gwiazdek i zachowaj wszystkie wydziały.

Liczba apartamentów będzie się różnić w zależności od usług oferowanych przez hotel. Może luksusowy hotel -stars- oferuje usługi turystyczne dla klientów, siłownię, basen, korty tenisowe, SPA, dyskotekę ... Inny hotel mniejszych rozmiarów nie będzie miał tych dodatkowych usług i dlatego nie będzie potrzebował tylu pracowników, zmniejszając liczbę departamenty.

Najczęstsze najwyższe stanowiska w hotelu to: dyrektor, dyrektor marketingu, dyrektor ds. Rachunkowości, dyrektor personelu, dyrektor ds. Technicznych, dyrektor ds. Zakupów, kierownik pokoju i kierownik restauracji.

Z tych pozycji generowane są inne, które są gorsze, ale nie mniej ważne, aby spełnić główną funkcję hotelu; Goście goszczący, dający najwyższą możliwą jakość, w zależności od liczby gwiazdek w każdym hotelu.

Kto jest odpowiedzialny za organizację hotelu??

Zwykle kierownikiem schematu organizacyjnego w firmie jest dyrektor działu kadr.

Oprócz schematu organizacyjnego, musisz mieć dobrze zdefiniowane stanowiska pracy w „opisie pracy”, aby funkcje każdego pracownika były dobrze zdefiniowane. Będzie to niezbędne do zatrudniania nowych pracowników, a każdy pracownik będzie wiedział, co robić.

Z drugiej strony istnieją hotele, które zlecają obsługę zasobów ludzkich, zwłaszcza mniejsze hotele, które nie są częścią sieci hotelowych.

Wspólne zadania w hotelu i jego funkcje

1- Dyrektor generalny / kierownik hotelu 

Jest to najwyższa odpowiedzialność:

• Odpowiada za administrację, kontrolę i rozwój hotelu, sprawdzając, czy wszystkie pozostałe działy funkcjonują w najlepszy możliwy sposób.
• Określa zasady firmy i cele, które muszą zostać spełnione.
• Sprawdź, czy każdy dział spełnia wyznaczone cele, zapewniając doskonałą jakość usług.
• Zarządza zarządzaniem zasobami ludzkimi, marketingiem, bezpieczeństwem, jakością i koordynacją wszystkich aspektów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania hotelu.

2- Kierownik sprzedaży

Oprócz uzupełnienia innych głównych działów, jego główną funkcją jest angażowanie się w sprzedaż i reklamę:

• Znajdź klientów.
• Przedstaw dla firmy.
• Zaoferuj usługi.
• Bliskie kontakty z klientami.
• Opracuj strategie reklamowe.
• Promuj usługi hotelowe.
• Szukaj potencjalnych klientów.
• Raportuj wyniki sprzedaży do działu księgowości i finansów.

Asystent sprzedaży

Głównym celem tego stanowiska jest wspieranie pracy przełożonego, szefa i / lub kierownika sprzedaży, w celu kontrolowania, klasyfikowania i zamawiania sprzedaży, a także gromadzenia faktur w celu przeprowadzenia należytego procesu w porządku administracyjnym.

Dział pokoju jest odpowiedzialny za przechwytywanie wniosków o rezerwację i obsługę klienta w tym celu, a także kontrolowanie czeków i płatności tego samego..

Należy także nadzorować, czy pokoje są czyste, ściśle współpracując z recepcjonistami i gospodyniami domowymi.

Ich zadaniem jest określenie dostępności pokoi i przyjmowanie i potwierdzanie rezerwacji.

Kierownik lub kierownik rezerwacji jest odpowiedzialny za kierowanie dobrymi wynikami działu, a agenci rezerwacji pełnią funkcje uczestniczenia w rezerwacjach za pośrednictwem wszystkich dostępnych środków (środki komunikacji, rezerwacje grupowe, online, wycieczki, operatorzy, itp.), zarządzaj pieniędzmi z odpowiednich depozytów i gwarantuj dokonane rezerwacje.

Kierownik sprzedaży

Jest to jedno z najważniejszych miejsc pracy, ponieważ odpowiada za portfolio sprzedawców, którym muszą wskazać, co powinni robić.

Jest odpowiedzialny za to, co robi każdy z jego pracowników, musi znać ruch wszystkich kont, a jeśli jest z nimi jakikolwiek problem, musi wziąć za to odpowiedzialność.

Musisz podać szczegółowy indeks wyciągów z konta, podjąć inicjatywę, aby uzyskać ważne konta dla firmy.

Od nich zależy sukces lub porażka firmy, jest to bardzo złożone stanowisko, które wymaga ekstremalnego zaangażowania i odpowiedzialności.

3- Menedżer usług

Odpowiada za nadzór nad działem usług:

• Koszty kontroli.
• Zdobądź lojalną klientelę.
• Promuj dobre relacje między pracownikami.
• Rozwiąż wątpliwości i obawy dotyczące usług wszystkich klientów.
• Spełnij cele sprzedaży.
• Daj przykład, wdrażając standardy etyczne.
• Upewnij się, że oferowany jest wysoki poziom jakości i że biznes jest opłacalny.

Administracja i finanse

Jest to ważna pozycja, ponieważ masz kontrolę nad sprawami administracyjnymi, musisz zgodzić się z dyrektorem generalnym, w jaki sposób sprawy będą dystrybuowane i informować o różnych etapach i wydarzeniach z nimi związanych.

Musisz zarządzać zasobami finansowymi, budżetami, wydatkami, wydatkami i inwestycjami we współpracy z dyrekcjami i jednostkami firmy.

Nadzoruje zarządzanie zasobami finansowymi, koordynuje trusty regulowane przez rząd, nadzoruje procesy związane z administracją kadrową.

Zarejestrowany i utrzymuje dostawę i nabywanie zasobów materialnych, majątkowych i ogólnych usług korporacji.

Strategie biznesowe

Jak sama nazwa wskazuje, odpowiada za tworzenie strategii i planów przyłączenia się do nowych rynków i wzmacnianie mocnych stron firmy, a także poprawę doświadczenia i wiedzy każdego członka stowarzyszenia lub organizacji..

Jego główną funkcją jest bezpośrednia odpowiedzialność za działania sprzedażowe firmy, zarządzanie marketingowe, promocję i dystrybucję, planowanie sprzedaży, organizowanie różnych dystrybucji.

Przypisywanie celów do spełnienia w odniesieniu do sprzedaży według produktów i obszarów, tworzenie planów strategicznych w celu poprawy sukcesu firmy, badanie klientów i lokalizacji, które mogą być bardziej odpowiednie do promowania.

Wspiera środowisko pracy zespołowej, promując ducha sprzedaży personelu odpowiedzialnego za sprzedaż.

Przeanalizuj możliwe przyczyny problemów i skarg klientów.

Opracuj zasady ustalania cen i warunków sprzedaży.

Twórz plany, aby zwiększyć postępy szkoleniowe osób w swoim dziale.

Jest odpowiedzialny za otrzymywanie, filtrowanie i rozpowszechnianie różnych procedur i ulepszeń w zakresie jakości usług.

Kontroler i księgowość

Departament odpowiedzialny za analizę i kontrolę operacji finansowych i księgowych.

Zajmuje się również przygotowywaniem budżetów rocznych, prognozami dochodów, sprawozdaniami finansowymi, tworzeniem raportów o sytuacji finansowej, audytami biura kontrolera itp..

Zakupy

Jest to bardzo ważna pozycja dla prawidłowego rozwoju pracy w firmie, ponieważ są odpowiedzialni za łańcuch dostaw i kupują wszystkie niezbędne towary, aby zakład działał skutecznie.

Mogą to być zakupy w celu wykorzystania firmy jako odsprzedaży i / lub surowca do produkcji własnych produktów.

Pozycja ta obejmuje również zakup usług związanych z transportem lub marketingiem.

Są odpowiedzialni za wykorzystanie informacji i systemów komputerowych do zarządzania organizacją.

Planują i kierują wszystkimi działaniami związanymi z informatyką i technologią w firmie, dla której pracują.

Określ cele biznesowe w zakresie projektowania planów, aby osiągnąć cele wcześniej podniesione.

4- asystent kierownika

Odpowiada za wypełnianie wszystkich zadań menedżera, gdy ten ostatni jest nieobecny.

Ogólnie rzecz biorąc, nie podejmuje ważnych decyzji bez uprzedniej konsultacji z kierownikiem, ale jeśli ma decyzję w sprawie rutynowych i wspólnych spraw, które mogą pojawić się w normalnym rozwoju hotelu.

Musi być przeszkolony w zakresie wszystkich informacji i wiedzy niezbędnych do przyjęcia tak ważnej pozycji, znać wszystkie funkcje, personel, ich zadania, wymiany itp..

Ponadto znajomość norm prawnych jest czymś, czego nie może zabraknąć, aby uniknąć problemów z prawem.

Musisz szybko rozwiązać problem i mieć plan B na wszystko, na wypadek, gdyby sprawy nie spełniły oczekiwań.

Menedżer oddziału kwartalnego

Twoim zadaniem jest planowanie, nadzorowanie i kontrolowanie, że każda z zasad operacyjnych związanych z Twoim obszarem jest wykonywana:

• Zaplanuj i nadzoruj działanie grup i konwencji.
• Analizuj statystyki miesięczne.
• Ustal standardy i normy dotyczące świadczenia usług w Twojej okolicy.
• Otrzymuj skargi dotyczące Twojej okolicy.
• Koordynuje z szefem utrzymania prawidłowe wykonanie ich pracy.

Szef recepcji

Organizuj i kontroluj zadania działu recepcji:

• Przygotuj harmonogram personelu pod Twoim nadzorem.
• Zarządzaj skargami.
• W razie potrzeby komunikuj się z innymi działami.
• Dbają o obsługę klienta i rozwiązują wszelkie pytania lub wątpliwości.
• Jest dyrektorem odpowiedzialnym za kontakt z klientem.

Gospodyni

Dział ten ma największą liczbę pracowników odpowiedzialnych za cały hotel i jest odpowiedzialny głównie za sprzątanie całego zakładu: zarówno części wspólnych hotelu, jak i korytarzy, biur, pokoi itp..

Ta pozycja jest niezwykle ważna, ponieważ czystość jest listem wprowadzającym hotel, zależy to w dużej mierze od sukcesu lub porażki.

W przypadku szkolenia pracownicy powinni być przyjaźni i przekazywać ciepło gościom.

Menedżer ds. Żywności i napojów

Jest odpowiedzialny za nadzór nad przygotowaniem i dekoracją każdej z potraw i napojów przygotowanych w kuchni w hotelu zgodnie z przepisami i standardami ustalonymi wcześniej przez hotel..

Zapewnij prawidłowy rozwój funkcji innych pracowników, dobre obchodzenie się z dostawami, unikaj marnotrawstwa materiałów, przygotuj menu, monitoruj obszar deserów, likierów, ogólnych zapasów itp..

Musi dokonać niezbędnych przejęć i kontrolować winnice.

Kontroluj cały personel odpowiedzialny.

Kapitan uwagi dla publiczności

Odpowiedzialny przed kierownikiem za prawidłowe działanie usług oferowanych przez restaurację lub kawiarnię.

• Odbierz klienta.
• Towarzyszy mu przy stole.
• Uzyskaj sugestie.
• Odpal jadalnię.
• Sprawdź, czy wszyscy wykonują swoje zadania.
• Sprawdź materiały eksploatacyjne.
• W razie potrzeby pomagaj kelnerom.

Odpowiada za kontrolę personelu, tworzenie menu, monitorowanie racjonalnego wykorzystania surowców i innych towarów, kontroluje wydajność i jakość naczyń, określa harmonogram pracy innych pracowników pod ich opieką.

General Services Manager

Odpowiada za opracowanie rocznego programu konserwacji i zapobiegania maszynom i urządzeniom.

Podejmij wszelkie niezbędne środki w celu utrzymania i poprawy warunków architektonicznych nieruchomości.

Administrowanie podstawowymi usługami, wspieranie obszarów, które je integrują, ochrona bezpieczeństwa nieruchomości i jej mieszkańców, obsługa komisji bezpieczeństwa i higieny.

Menedżer konserwacji

• Musi rozwiązać wszystkie problemy występujące w rekordowym czasie, aby produkcja nie została przerwana.
• Musisz zorganizować i koordynować zlecenia prac konserwacyjnych dla całego personelu, który jest pod Twoją opieką.
• Koordynuje dostawę i odbiór materiałów niezbędnych do przeprowadzenia prac konserwacyjnych.
• Sprawdź kolejność i jakość wykonanej pracy.
• Autoryzuj usuwanie materiałów przechowywanych w magazynie.
• W razie potrzeby zapewnij szkolenie na temat sprzętu, materiałów i narzędzi obecnych w obiektach.

Szef ochrony

Odpowiada za zapobieganie ryzyku zawodowemu.

• Przeanalizuj możliwe sytuacje ryzyka.
• Opracowanie planów bezpieczeństwa.
• Sprawdź zespół.
• Nadzoruje systemy.
• Zapewnia bezpieczeństwo klientów i pracowników.
• Przygotuj raporty dotyczące wszystkiego, co zostało zrobione i co się stało.
• Kontrola parkowania.

Kierownik ogrodnictwa

Odpowiada za wszystko związane z ogrodem i jego konserwacją.

Menedżer administracyjny

Jego zadaniem jest planowanie i kierowanie administracyjnym zarządzaniem firmą.

• Zarządzaj relacjami z dostawcami.
• Kontrola dyscyplinarna personelu.
• Twórz strategie produkcji itp..

Kierownik działu zasobów ludzkich

Jest odpowiedzialny za wszystko związane z kontrolą zasobów ludzkich i współpracuje bezpośrednio z dyrekcją generalną i innymi menedżerami.

• Musi utrzymywać korzystne środowisko pracy.
• Zorganizuj podsystemy HR.
• Pośredniczenie w konfliktach między pracownikami.
• Zadbaj o dobro relacji pracownik-firma.

Kierownik magazynu

Kontroluje dane wejściowe i wyjściowe wszystkich materiałów, sprzętu, produktów, narzędzi i ogólnie wszystkich nieruchomości będących własnością firmy.

Wykonuje również audyty i inwentaryzacje w celu zapewnienia prawidłowej i skutecznej kontroli.

Asystent księgowy

Ich zadania są związane z zadaniami księgowymi, wśród niektórych z wielu funkcji, które możemy znaleźć:

• Zarządzanie zapasami.
• Płatność usług.
• Deklaracje podatkowe.

Asystent administracyjny

Jego główne funkcje to:

• Przetwarzaj korespondencję, odbieraj dokumenty, odpowiadaj na połączenia, odwiedzaj, archiwizuj dokumenty, przetwarzaj pliki, aktualizuj porządek dzienny itp..

Inny schemat to: