10 cech najważniejszego listu formalnego

Formalny list to pisemna komunikacja między dwiema osobami, które mogą się ze sobą poznać lub nie, ale które w każdym razie mają odległy i pełen szacunku związek, który zmusza je do utrzymania języka.

Ten, kto pisze list, nazywa się odbiorcą lub emitentem; kto odbiera to odbiorca lub odbiorca. Formalny list jest zazwyczaj używany między innymi do komunikacji między firmami, instytucjami wysokiego szczebla i podmiotami rządowymi..

Jest również wykorzystywany do uczestniczenia w przyznawaniu międzynarodowych nagród, publicznych nominacji lub wyróżnień.

W listach formalnych język potoczny, znajomość, idiomy i tuteo powinny zostać całkowicie pominięte. Powszechnie akceptowane formuły uprzejmości muszą być obecne i muszą spełniać z góry określoną strukturę.

Ze względu na swój bardzo formalny charakter, listy tego typu muszą być pisane odręcznie lub drukowane na papierze i przesyłane odbiorcy w zapieczętowanej kopercie, chociaż prawdą jest, że w obecnej erze cyfrowej struktura listu formalnego jest używana do komunikacji wysyłanej przez e-mail. Jednak ten ostatni nie jest ani najbardziej popularny, ani zalecany.

10 głównych cech formalnych listów

1- Język formalny

Język formalny wymaga poprawnego użycia słownictwa oraz nienagannej gramatyki i ortografii. Leczenie musi być dalekie i pełne szacunku.

Leczenie nadawcy odbiorcy musi być twoje; nigdy nie powinien być tutear, niezależnie od wieku lub zasięgu odbiorcy, lub jeśli jest lub nie jest znany nadawcy.

Choć język powinien być pełen szacunku, nie oznacza to, że życzliwość i uprzejmość powinny być odłożone na bok..

2- Konkretny zamiar

Żaden oficjalny list nie jest napisany bez dokładnego zamiaru i określonego celu. Z tego typu listu ma się coś przekazać odbiorcy lub zażądać informacji, których wymaga nadawca.

W każdym razie dąży się do pozytywnego zaimponowania odbiorcy i predysponuje go pozytywnie, tak aby przepływ komunikacji trwał do osiągnięcia celów nadawcy. Dostarczone informacje powinny być możliwie jasne i pełne.

3- Długość

Oficjalny list jest zazwyczaj krótki i konkretny, wskazując bezpośrednio na cel, po odpowiednich zasadach pozdrowienia i uprzejmości.

Jak zwykle w przypadku instytucji, biznesu, rządu lub między dwiema osobami, które nie mają bliskiego związku, nie ma sensu chodzić po gałęziach, dygresować lub wyjaśniać kwestii, które nie są kluczowe. W ten sposób zazwyczaj formalne listy nie powinny przekraczać 2 stron.

4- Nagłówek

Formalny list musi być napisany w oficjalnej dokumentacji podmiotu lub osoby, która go pisze. Zwykle odbywa się to na papierach firmowych, w których może pojawić się tylko nazwa instytucji lub nadawcy, chociaż może również zawierać adres tego samego..

Po tym terminie powinna pojawić się data poprzedzona miejscem (miastem), w którym piszesz.

Lepiej jest zapisać datę bez skrótów, czyli miesiąc napisany literami, a rok z czterema cyframi. Musi być wyrównany do prawej strony arkusza.

5- Zabieg i powitanie

Leczenie musi być formalne i musi obejmować stanowisko, zawód lub zakres odbiorcy. Na przykład: Prezydent, Doktor, Profesor, Generał itp., Po którym następuje lub nie nazwisko. Unikaj pozdrowień z imieniem, pseudonimami lub pseudonimami.

Kiedy odbiorcą jest para, powinieneś traktować siebie jak Pana i Panią. W niektórych krajach deputowani i senatorowie są traktowani jako „czcigodni”, w innych mogą być „sławni”..

To samo dzieje się z innymi stanowiskami rządowymi lub tytułami szlacheckimi, dlatego ważne jest, aby znać protokół każdego kraju.

Jeśli nie znasz konkretnego odbiorcy, możesz użyć bezosobowych formuł, takich jak „Do kogo to może dotyczyć” lub po prostu „Szanowny panie” lub „Droga pani”.

Na powitanie powinieneś dodać regułę uprzejmości, taką jak „Drogi”, „Szanowany” itp. Formularz „Szanowny Panie” jest również używany jako oficjalne powitanie.

6- Ciało

Treść listu powinna również zaczynać się od pewnych zasad uprzejmości, takich jak: „Przez to ...”, „Piszę do ciebie ...”, „Bardzo z szacunkiem zwracam się do ciebie przy okazji…”, „Służ to na ... ”lub kilka mniejszych protokołów, takich jak„ Przede wszystkim serdeczne powitanie ... ”.

List powinien zawierać krótkie i uporządkowane akapity. Przesłanie musi być precyzyjne, konkretne i jednoznaczne.

Jeśli jest to prośba, musi być wykonana bezpośrednio; jeśli jest to list informacyjny, powinieneś przejść od razu do sedna. Zawsze pamiętaj, że odbiorca jest zapracowaną osobą, która nie chce tracić czasu na niepotrzebne przemówienia lub trudne do zrozumienia.

7- Pożegnanie

Pożegnanie powinno dopełnić centralną ideę listu, wzmocnić cel i promować działania, których nadawca oczekuje od odbiorcy („Czekam na twoją odpowiedź”, „Mam nadzieję, że informacje są przydatne” itp.).

Najczęstszym zamknięciem listów formalnych jest „Z poważaniem” lub „Bardzo ostrożnie”, preferując te formy od bardziej potocznych, takich jak „Serdeczne powitanie”, „Pozdrowienia”, „Przytulenie” itp..

Następnie musisz umieścić drukowany podpis (imię i nazwisko drukowanymi literami) oraz podpis nadawcy. T

Musi również zawierać pozycję lub pozycję w posiadaniu nadawcy, tj. „Dr”, „Ing.”, „Prof.”, po której następuje imię i nazwisko oraz w oddzielnej linii stanowisko: „Przewodniczący Komitetu Oceniającego”, „Ambasador Republiki Argentyńskiej ”,„ Sekretarz generalny ”itp..

8- Inne informacje

U dołu listu i po podpisie można załączyć, w razie potrzeby, wyjaśnienie załączników lub nazwisk osób, które otrzymają kopię listu (oznaczoną skrótem „Cc”).

Poniżej i na końcu można zamieścić inicjały osoby, która podyktowała literę nadawcy (wielkimi literami) i osoby, która ją przepisała (małymi literami), jak pokazano: ABC / def.

Będąc literą, którą wcześniej uważano, nie zaleca się używania postscriptów.

9- Koperta

Każdy oficjalny list musi zostać wysłany wewnątrz koperty, nawet jeśli nadawca i odbiorca znajdują się w tym samym budynku (na przykład komunikacja między działami tej samej instytucji).

Koperta musi mieć rozmiar zgodny z tym, co będzie zawierać, aby nie stała się zbyt duża. List powinien być złożony w jak najmniejszym stopniu (2 do 4 razy maksimum), ponieważ papier, który jest prawie nienaruszony ze zbyt dużą ilością fałd, jest znacznie bardziej elegancki.

Nazwa i dane odbiorcy są zawsze umieszczane z przodu koperty i jej środka. Nazwa nadawcy i dane mogą znajdować się na odwrocie koperty lub na przedniej, górnej i lewej stronie koperty.

Górny prawy kwadrant z przodu koperty jest zawsze zarezerwowany dla znaczków lub znaczków.

Musi być zamknięta ostrożnie, ale stanowczo, aby zagwarantować nienaruszalność treści. W niektórych przypadkach bardzo wyraźne lub eleganckie mogą być uszczelnione woskiem uszczelniającym.

10- Odpowiedź

Każdy oficjalny list musi mieć odpowiedź. To samo musi być szybkie, zwięzłe i zachowywać ten sam zarys otrzymanego pisma formalnego.

Formalny list bez odpowiedzi uważany jest za lekceważący i zniechęcający akt odbiorcy, który może spowodować efekt całkowicie odwrotny do pierwotnie zamierzonego celu.

Referencje

1. List formalny Pobrane z es.wikipedia.org
2. 10 Charakterystyka listu formalnego i nieformalnego. Odzyskane z características.co
3. Litera i jej elementy. Odzyskany z portalu portaleducativo.net
4. Charakterystyka pisma formalnego. Odzyskany z clubensayos.com
5. Charakterystyka i funkcja listów formalnych. Pobrane z estudiaraprender.com