Funkcje i procesy zarządzania administracyjnego



The zarządzanie administracyjne to zbiór form, działań i mechanizmów, które pozwalają wykorzystać zasoby ludzkie, materialne i finansowe firmy, aby osiągnąć proponowany cel. Opiera się na czterech podstawowych zasadach; kolejność jest pierwsza, ponieważ każdy pracownik musi zajmować stanowisko, do którego ma kwalifikacje.

Brak porządku prowadzi do mniej wydajnej pracy i niewłaściwego wykorzystania zasobów. Drugą zasadą jest dyscyplina; w ramach administracyjnej dyscypliny zarządzania jest ważnym aspektem, ponieważ zasady i zasady muszą być przestrzegane i przestrzegane przez wszystkich.

Trzecią zasadą jest jednostka dowodzenia. Pracownik musi wiedzieć, komu zgłasza swoją pracę i od kogo będzie otrzymywać zamówienia, aby uniknąć błędnych komunikatów, które szkodzą jakości pracy. Wreszcie, zachęcanie i docenianie inicjatywy personelu jest kluczowe dla motywowania; będzie to miało pozytywny wpływ na środowisko pracy i osiągnięcie celów.

Zarządzanie administracyjne ma zasadnicze znaczenie dla organizacji, ponieważ stanowi podstawę do wykonywania zadań grupy, tworząc także sieć zorientowaną na realizację celów biznesowych.

Indeks

  • 1 Funkcje
    • 1.1 Realizacja procesów zarządzania
    • 1.2 Zatrudnianie personelu
    • 1.3 Ochrona aktywów
    • 1.4 Public relations
    • 1.5 Ustal sekwencje pracy
    • 1.6 Zakup środków trwałych
    • 1.7 Projektowanie i kontrola formularzy
    • 1.8 Zakup artykułów papierniczych i biurowych
  • 2 Procesy zarządzania administracyjnego
    • 2.1 Planowanie
    • 2.2 Organizacja
    • 2.3 Kierunek lub wykonanie
    • 2.4 Kontrola
  • 3 referencje

Funkcje

Realizacja procesów zarządzania

Procesy zarządzania muszą być odpowiednio przeprowadzane, aby zapewnić efektywne działanie każdej z funkcji administracyjnych.

Powinny one obejmować planowanie, organizację, kierowanie i kontrolę, wszystkie oparte na realizacji celów.

Zatrudnianie personelu

Dotyczy wyboru, szkolenia, stażu i wynagrodzenia personelu. Osiągnięcie celów organizacji zależy od tego, czy można liczyć na odpowiedni personel, dlatego należy utrzymać zainteresowanie pracownikami, a jednocześnie być lojalnym wobec organizacji..

Ochrona aktywów

Aktywa organizacji muszą być chronione przed niewłaściwym wykorzystaniem, utratą lub uszkodzeniem spowodowanym przez kradzież, pożar lub w jakikolwiek inny sposób.

Dlatego konieczne jest zachowanie odpowiedniego zapisu dla każdego rodzaju aktywów, utrzymując personel odpowiedzialny za jego prawidłowe wykorzystanie i zabezpieczenie.

Public relations

Jedną z ważnych funkcji zarządzania administracyjnego jest ustanowienie i utrzymanie różnych linii komunikacji między organizacją a jej powiązaną publicznością (klienci, akcjonariusze, pracownicy, dostawcy, konsumenci)..

Ustal sekwencje pracy

Aby zapewnić stabilne działanie i bez przerw w pracy administracyjnej, należy opracować systemy i procedury określonych procedur. Jest to motywowane przez charakter współzależności i wzajemne powiązania między konkretnymi zadaniami każdego działu.

Zakup środków trwałych

W każdym dziale istnieje potrzeba posiadania odpowiednich środków trwałych, aby zapewnić wydajną i ekonomiczną wydajność wykonywanych tam prac. Dlatego przy wyborze i zakupie każdego rodzaju środka trwałego należy przestrzegać standardowej procedury.

Ważnym aspektem jest wykrywanie i ocena rzeczywistej potrzeby zasobu, co pozwala uniknąć niepotrzebnych wydatków, które mają wpływ na finanse firmy.

Projektowanie i kontrola formularzy

Biorąc pod uwagę, że praca administracyjna ma szczególne cechy, używane formularze muszą być zaprojektowane w celu zapewnienia wymaganych informacji we właściwy sposób.

Obowiązkiem administracji jest zaprojektowanie tych formularzy i próba ujednolicenia ich wykorzystania w celu obniżenia kosztów.

Kup materiały piśmienne i biurowe

Artykuły te muszą obejmować potrzeby użytkowników, ponieważ będą wpływać na systematyczne i szybkie wykonywanie wykonanej pracy.

Dlatego ważne jest zapewnienie standaryzacji, selekcji i zakupu tych danych wejściowych, a także ich dystrybucji do innych działów, w razie potrzeby

Procesy zarządzania administracyjnego

Planowanie

Planowanie jest podstawą tego procesu, ponieważ doprowadzi to do dalszych działań. Aby przeprowadzić wydajny proces, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

- Miej jasne cele.

- Zbadaj środowisko, w którym praca zostanie wykonana.

- Określ i przypisz zadania, które pomogą osiągnąć cele.

- Stwórz kompleksowy plan osiągnięć, podkreślając elementy twórcze, które pomagają skutecznie wykonywać pracę.

- Określ zasady, metody i procedury wymagane do wykonania pracy.

- Twórz systemy ostrzegawcze, które pozwalają przewidywać działania w obliczu przyszłych problemów.

- Nieustannie aktualizuj plany, biorąc pod uwagę wyniki kontroli przeprowadzonych na nich.

Organizacja

Aby osiągnąć sukces, wszystkie zasoby ludzkie, finansowe i materialne związane z wykonywaną pracą muszą być skoordynowane.

Oznacza to ustanowienie zestawu zasad i zadań, które muszą być ściśle przestrzegane przez zaangażowane osoby. Niektóre z tych działań to:

- Podziel pracę z uwzględnieniem jednostek operacyjnych.

- Grupuj zadania według zadań.

- Struktura jednostek operacyjnych z kryteriami łatwości zarządzania i powinowactwa pracy.

- Wybierz personel, który posiada umiejętności wymagane dla danej pracy.

- Ustal korekty w wykonywanych czynnościach, na podstawie wyników kontroli tego samego pokazu.

Kierunek lub wykonanie

Aby przestrzegać zaplanowanych i zorganizowanych strategii, konieczne jest podjęcie działań, które je zainicjują i zapewnią im ciągłość.

Do tych środków należy kierowanie działalnością i promowanie rozwoju pracownika w pracy i osobiście, tak aby ta motywacja przekładała się na skuteczne osiąganie celu. Strategie te mogą być:

- Przewodnik i zachęć grupę do osiągnięcia celu.

- Nawiąż bezpośrednią, otwartą i przejrzystą komunikację z każdą z osób zaangażowanych bezpośrednio lub pośrednio w pracy.

- Rozwijaj potencjał każdego członka.

- Twórz zachęty dla pracowników, które wyróżniają się między innymi wcześniej ustalonymi kryteriami, takimi jak kreatywność, szybkość realizacji, między innymi.

- Ustal mechanizmy stałej oceny procesu realizacji, aby w razie potrzeby skorygować działania.

Kontrola

Ważne jest, aby wdrożyć strategie w celu sprawdzenia, czy to, co jest planowane, zorganizowane i wykonywane, postępuje w sposób zadowalający i skuteczny w kierunku osiągnięcia celu.

Pozwoli to na podejmowanie decyzji o zastąpieniu działań lub zmianie orientacji procesu, co pozwoli na jego optymalizację. Mogą to być niektóre z następujących działań:

- Ustal porównania wyników z ogólnymi planami firmy.

- Oceń produkt pracy w oparciu o standardy wydajności tego samego.

- Podaj do publicznej wiadomości środki, które mają być użyte w pomiarach.

- Przekazuj sugestie odpowiedzialnemu personelowi, aby poprawić niezbędne działania.

Referencje

  1. Money Matters (2018). Funkcje zarządzania administracyjnego nowoczesnego biura. Uczenie się konta Zrobiono z: accountlearning.com.
  2. Mój przewodnik MBA (2018). Funkcje administracyjne lub zarządcze biura. Zrobiono z: mymbaguide.com.
  3. Managers-Net (2018). Zarządzanie administracyjne Zaczerpnięte z: managers-net.com.
  4. ABCM (2018). Dowiedz się, jak ważne jest zarządzanie administracyjne w biznesie. Zrobiono z: myabcm.com.
  5. Van Vliet (2011). Pięć funkcji zarządzania (Fayol). Toolshero. Zrobiono z: toolshero.com.