Dzielić:
Funkcje, funkcje i znaczenie działu zakupów
The dział zakupów jest częścią firmy odpowiedzialną za wszystkie czynności związane z zakupem surowców, części zamiennych, usług itp., zgodnie z wymaganiami organizacji. Zapewnia usługę będącą podstawą wielu organizacji przemysłowych, handlowych i wojskowych.
Zapewnia, że zapasy potrzebne do prowadzenia działalności są sortowane i utrzymywane w zapasach. Dział ten znajduje się w centrum skutecznego zarządzania łańcuchem dostaw i jest odpowiedzialny za minimalizację kosztów zamówionych produktów, kontrolowanie poziomów zapasów i nawiązywanie silnych relacji z dostawcami.
Dobry dział zakupów będzie wymagał jakości od dostawców i będzie realizował zamówienia od początku do odbioru. Pomóż innym działom zidentyfikować potrzeby, zarządzać procesem zapotrzebowania i uzyskać konkurencyjne ceny. Zazwyczaj działają jako kontrolerzy, aby zapewnić zgodność z budżetami.
Indeks
- 1 Charakterystyka
- 1.1 Działaj jako zaufani doradcy kierownictwa wyższego szczebla
- 1.2 Promowanie innowacji dostawców
- 1.3 Zapewnić wiedzę na temat kluczowych danych dostawcy
- 1.4 Zarządzanie i łagodzenie ryzyka łańcucha dostaw
- 1.5 Promowanie sprawnego personelu i rozwoju talentów
- 2 Funkcje
- 2.1 Uzyskiwanie materiałów
- 2.2 Oceń ceny
- 2.3 Wstępna akceptacja dostawców
- 2.4 Śledzenie zamówień
- 2.5 Praca biurowa
- 2.6 Zgodność z polityką
- 3 Znaczenie
- 3.1 Uzyskaj niższe koszty
- 3.2 Zapobiec niedostateczności materiałów
- 3.3 Poprawa jakości
- 3.4 Zarządzanie relacjami
- 3.5 Szukaj innowacji
- 4 odniesienia
Funkcje
Działaj jako zaufani doradcy kierownictwa wyższego szczebla
Dział zakupów jest zaangażowany w planowanie korporacyjne i budżet na wysokim poziomie. Umożliwia to zaprojektowanie kosztów inżynierii odwrotnej i zbadanie alternatyw, które są potencjalnie tańsze i / lub wyższej jakości..
Zwiększaj innowacyjność od dostawców
Dział zakupów dokłada więcej niż tylko do najniższej ceny, współpracuje z dostawcami, aby obniżyć koszty swoich produktów i usług.
Są ściśle zaangażowani w „cykl życia innowacji”, od początkowego pomysłu do produkcji i ciągłego doskonalenia.
Podaj wiedzę na temat kluczowych danych dostawcy
Firmy mogą wykorzystywać te informacje do tworzenia analiz predykcyjnych, zapewniając głębszy wgląd w rynki.
Zarządzaj i łagodź ryzyko w łańcuchu dostaw
Kryzysy gospodarcze nauczyły wartości czujności na stabilność dostawców. Dział zakupów ma o wiele ostrzejszą wizję tego obszaru niż jakakolwiek inna część organizacji.
Promuj sprawny personel i rozwój talentów
Konieczne jest przekroczenie granic funkcjonalnych i geograficznych, aby znaleźć odpowiednich kandydatów do działu zakupów.
W niektórych przypadkach odpowiedź leży w outsourcingu lub korzystaniu z organizacji usług wspólnych.
Funkcje
Uzyskiwanie materiałów
Dla firmy produkcyjnej może to obejmować surowce, ale może również obejmować narzędzia, maszyny lub nawet niezbędne materiały biurowe dla zespołu sprzedaży i sekretarzy.
W handlu detalicznym dział zakupów musi zapewnić, że zawsze jest wystarczająco dużo produktów na półkach lub w sklepach, aby sklep był dobrze zaopatrzony.
Szczególnie ważne jest, aby magazyn magazynowy był na rozsądnym poziomie. Inwestowanie dużych ilości pieniędzy w zapasach może spowodować problemy z zapasami i brak kapitału na inne rodzaje wydatków, takie jak badania i rozwój lub reklama.
Oceń ceny
Dział zakupów jest odpowiedzialny za ciągłą ocenę, czy otrzymujesz materiały w najlepszej możliwej cenie, aby zmaksymalizować rentowność.
Musisz porównać ceny, aby znaleźć najlepszych dostawców z najbardziej rozsądnymi cenami dla zamówień o określonej wielkości firmy.
Dział zakupów może komunikować się z alternatywnymi dostawcami, negocjować lepsze ceny za większe zamówienia lub dowiedzieć się o możliwości uzyskania produktów o niższej cenie z innych zróżnicowanych źródeł.
Wstępna akceptacja dostawców
Dział zakupów ocenia dostawców pod względem ceny, jakości, opinii klientów i czasu na realizację zamówień, tworząc listę zatwierdzonych dostawców.
Śledź zamówienia
Zamówienia są dokumentowane za pomocą formularzy zamówienia zakupu. Określają one ważne informacje o zamówionych materiałach, a także żądaną ilość.
Formularze te służą do zapewnienia, że zamówione produkty są odbierane i do śledzenia czasu potrzebnego na realizację zamówień.
Praca biurowa
Dział zakupów obsługuje całą dokumentację związaną z zakupem i dostawą materiałów.
Oznacza to ścisłą współpracę z działem księgowości, aby zapewnić wystarczającą ilość pieniędzy na zakup przedmiotów, płynność przepływów pieniężnych i terminowość płatności..
Zgodność z polityką
Przed dokonaniem zakupu dział zakupów musi upewnić się, że spełnia formalności wymagane do uzyskania i zatwierdzenia budżetu, i musi upewnić się, że materiały zostały zakupione zgodnie z ogólną polityką organizacji..
Znaczenie
Uzyskaj niższe koszty
Dział zakupów odgrywa ważną rolę w maksymalizacji zysków biznesowych. Porównaj ceny i negocjuj z dostawcami, aby firma uzyskała najlepszą możliwą cenę w niezbędnych produktach.
Może również zapewnić oszczędności, korzystając z gwarancji i rabatów, o których zwykle zapominają specjaliści.
Pomaga oszczędzać, zapewniając lepszą przejrzystość kosztem firmy. Pozwoli to negocjować lepsze kontrakty i uwolnić przepływy pieniężne.
Zapobiegaj niewystarczającej ilości materiałów
Dział zakupów musi określić, które produkty są krytyczne dla firmy i podjąć odpowiednie środki w celu ochrony swojego łańcucha dostaw.
Aby zapewnić, że niewystarczające materiały nie wpływają na produktywność, dział zakupów korzysta z takich technik, jak wielokrotne dostawy.
Posiadanie wielu źródeł oznacza korzystanie z kilku dostawców, którzy oferują te same produkty. Jeśli występuje problem z jednym dostawcą, zamówienia można zwiększyć do innego, aby zrekompensować awarię.
Popraw jakość
Dział zakupów pomaga poprawić jakość, wyznaczając cele w zakresie wydajności. Następnie śledzi rzeczywistą wydajność w odniesieniu do tych celów.
Bardzo ważne jest mierzenie cech jakościowych za pomocą wskaźników dotyczących atrybutów, takich jak trwałość, wygląd produktu lub terminowość dostawy.
Ściśle współpracujemy z dostawcami, aby opracować ich procesy i pomóc im poprawić jakość.
Zarządzaj relacjami
Wyzwaniem działu zakupów jest skłonienie dostawcy do współpracy z firmą. Spraw, aby dostawca zainwestował w długoterminową relację.
Dział musi również zarządzać relacjami w firmie. Musisz współpracować z wewnętrznymi interesariuszami, takimi jak marketing, finanse, logistyka i dystrybucja, aby upewnić się, że wszystkie są dostosowane.
Szukaj innowacji
Ponieważ dział zakupów jest zawsze w kontakcie z różnymi firmami zewnętrznymi, jest w idealnym położeniu, aby nabyć innowacyjne produkty, które mogą zapewnić przewagę konkurencyjną dla firmy pod względem ceny, jakości lub wygody..
Referencje
- Alexis Writing (2018). Jakie są funkcje działu zakupów w organizacji? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
- Wikipedia, darmowa encyklopedia (2018). Zarządzanie zakupami. Zrobiono z: en.wikipedia.org.
- Kaylee Finn (2018). Role działu zakupów w biznesie. bizfluent.com.
- BDC (2018). 6 sposobów, w jakie dział zakupów może poprawić Twój biznes. Zrobiono z: bdc.ca.
- Robert Bowman (2014). Pięć cech „światowej klasy” organizacji zaopatrzeniowych. Forbes. Zrobiono z: forbes.com.