7 funkcji najbardziej wybitnego sekretarza

Wśród głównych funkcje sekretarza Obejmują one zarządzanie agendą, służenie społeczeństwu i zarządzanie poufnymi informacjami. Czy osoba odpowiedzialna za wykonywanie zadań pomocy administracyjnej w biurze.

Ta pozycja może być wykonywana przez mężczyznę lub kobietę, chociaż najczęściej jest to kobieta, która ją wykonuje.

Zazwyczaj kierują poufnymi sprawami osób o określonej hierarchii w firmie, takich jak dyrektorzy, menedżerowie, prezesi, między innymi. To sprawia, że ​​stają się prawą ręką kierownika, dla którego pracują.

Jeśli firma jest mała, największe obciążenie sekretarki związane jest z podstawowymi zadaniami biurowymi.

Niektóre kraje świata poświęcają specjalny dzień w roku, aby podziękować i świętować swoją pracę. Na przykład w Kolumbii, Peru i Meksyku dniem sekretarza jest 26 kwietnia, aw Wenezueli 30 września.

7 głównych funkcji sekretarki

Zadaniem sekretarza jest udzielenie wsparcia i współpracy swojemu szefowi, tak aby mogła w pełni przestrzegać swojej roli w organizacji, bez opóźnień i zakłóceń.

Chociaż charakter firmy wpływa na rodzaj pracy wymaganej od sekretarza, można powiedzieć, że jej głównymi funkcjami są:

1- Zarządzanie programem

Sekretarz jest odpowiedzialny za aktualizowanie porządku dziennego osoby, dla której pracuje. Tam powinieneś odzwierciedlać całą swoją pracę, a czasami osobiste zobowiązania.

Musisz także prowadzić rejestr danych wszystkich osób i instytucji, z którymi Twój pracodawca musi się związać.

Program sekretarza zwykle służy jako dziennik operacyjny dyrektora wykonawczego, dla którego pracuje.

2- Uwagę publiczności

Dbałość o opinię publiczną jest jednym z najbardziej podstawowych zadań, które musi wykonać sekretarz. Musisz odbierać połączenia i rejestrować ich powody, a także wszystkie dane, które pozwolą pracodawcy na śledzenie sprawy.

To także osoba, która przyjmuje gości w biurze. Dlatego ważne jest, aby sekretarz utrzymywał obraz zgodny z korporacyjnym wizerunkiem miejsca pracy.

Twoja rola polega nie tylko na przywitaniu i przyjemnym czekaniu na odwiedzających, ale także na udzieleniu pierwszych instrukcji i wskazówek dotyczących kultury organizacyjnej i wewnętrznych procesów firmy.

3- Zarządzanie dokumentami

Oprócz bycia osobą, która otrzymuje i zarządza korespondencją twojego szefa, sekretarka pisze, czyta, odpowiada i zgłasza większość listów, powiadomień, notatek i e-maili od twojego pracodawcy.

W tym celu wygodnie jest zarządzać pewnymi aplikacjami oprogramowanie które pozwalają szybciej i szybciej przygotować takie dokumenty.

Specyfika tych kompetencji zależeć będzie od rodzaju pracy wymaganej w obszarze, w którym pracują..

Sekretarz zarządza bazą danych kontaktów swojego szefa i składa pisemną korespondencję, a także protokoły z zebrań i inne interesujące dokumenty w biurze.

To sekretarz zwykle przyjmuje do wiadomości sprawy poruszane podczas ważnych spotkań.

4- Obsługa poufnych informacji (wewnętrznych i zewnętrznych)

Wśród funkcji, które dobrze odróżniają dobrą postać sekretarza i wydajnie, radzimy sobie z wszystkimi informacjami niezwykle ważnymi dla działania firmy lub instytucji, w której pracujesz.

Na przykład powinieneś mieć kontrolę nad dokumentami prawnymi, które mogą być wymagane przez instytucje rządowe w dowolnym momencie.

Możesz również uzyskać dostęp do informacji o środowisku lub któregokolwiek z aktorów związanych z firmą. Informacje te muszą być zarządzane w sposób dyskretny, skuteczny i terminowy.

5- Organizacja biura

Sekretarz musi obsługiwać i utrzymywać wyposażenie i meble biura: telefony, kserokopiarki, drukarki, projektory, meble, szafki na dokumenty, między innymi..

To on kontroluje stan zapasów i sprzętu biurowego. Utrzymuje również porządek fizycznych i elektronicznych systemów plików, dzięki czemu informacje są łatwo dostępne w razie potrzeby..

Sekretarz musi mieć czystą i zorganizowaną przestrzeń roboczą, ponieważ zazwyczaj jest to jedna z pierwszych rzeczy, które ludzie spoza firmy widzą podczas wchodzenia do swoich obiektów..

6- Przygotowanie prezentacji

Zazwyczaj wykonawca musi przedstawić swoje raporty w formie prezentacji, które podsumowują i hierarchizują informacje. Do tego zadania zwykle prosi swojego sekretarza o pomoc.

Osoba znajdująca się w sekretariacie powinna upewnić się, że informacje, które się tam pojawiają, prawidłowo odzwierciedlają dane, które jego szef chce udostępnić.

Należy również mieć świadomość, że jest to prezentacja wolna od błędów ortograficznych i zgodna z graficzną tożsamością firmy.

7- Nadzór administracyjny

Sekretarz jest również odpowiedzialny za przestrzeganie zasad i procedur niezbędnych do zajęcia się majątkiem firmy lub instytucji, w której pracuje..

Zgodnie z hierarchicznym poziomem twojego szefa, sekretarka może zweryfikować dokładność danych, które odzwierciedlają szczegóły operacji budżetowych.

Sekretarz musi zająć się kontrolą zarządzania i właściwym zarządzaniem zasobami w biurze.

Wirtualny sekretarz

Wraz z rozwojem miejsc pracy w Internecie wyłania się postać sekretarek online lub wirtualni asystenci.

Te sekretarki wykonują większość zadań opisanych powyżej, ale zdalnie. W takich przypadkach sekretarki pobierają opłaty za usługi według godziny lub projektu.

Referencje

1. Pieniądze kultury (2015). 4 główne funkcje sekretarza. Źródło: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Lista obowiązków sekretarza. Źródło: work.chron.com
3. Pymex (2016). Funkcje i obowiązki Sekretarza Administracyjnego. Źródło: pymex.pe
4. Teraz wolontariusz (s / f). Jaka jest rola sekretarza? Źródło: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Jakie są funkcje sekretarki jako asystenta menedżera? Źródło: pyme.lavoztx.com