6 części głównej wiadomości e-mail

Częściami podstawowego e-maila są temat, odbiorca, treść, załączniki, CC lub CCO i podpis.

E-mail (e-mail) to usługa wymiany wiadomości elektronicznych oferowana przez różnych dostawców sieci, takich jak Google i Microsoft.

Wiadomości e-mail są szeroko stosowane na całym świecie, nie ma znaczenia, że ​​komunikacja była szybsza dzięki czatom.

Przyczyna jest prosta, e-maile są używane nie tylko do wysyłania wiadomości pisanych, ale także do wysyłania załączników różnego rodzaju do dowolnej części świata.

E-mail jest również ważny, ponieważ wymagane jest korzystanie z wielu usług z innych stron internetowych, takich jak sieci społecznościowe i instytucje bankowe. Pierwszym krokiem użytkownika jest możliwość korzystania z wielu usług oferowanych w sieci.

Przez długi czas wykazano, że człowiek jest istotą społeczną. Wszyscy ludzie potrzebują interakcji, aby zachować zdrowie psychiczne, dlatego technologia komunikacyjna jest jedną z najbardziej zaawansowanych.

W rzeczywistości ludzie ewoluowali, aby utrzymać nasze interakcje społeczne. Z jaskiń odosobniony człowiek nie przeżył.

Dlatego stamtąd przeszliśmy od obrazów, mowy, języka pisanego, e-maili, telegrafu, telefonu i wielu lat później, teraz z Internetem; na e-maile.

W jakich częściach jest e-mail podzielony?

Adres odbiorcy / nadawcy

Jest to podstawowy element wiadomości e-mail. To jest poczta osoby, która otrzyma wiadomość, bez odbiorcy poczta nie dotrze nigdzie.

Po nadejściu wiadomości odbiorca adresu odbiorcy będzie odbiorcą adresu nadawcy, ponieważ zostanie wyświetlony adres e-mail osoby wysyłającej wiadomość..

Temat

Aby zapobiec filtrowaniu poczty jako spamu, musisz umieścić temat. To jest tytuł wiadomości e-mail i jest to pierwsza rzecz, którą odbiorca zobaczy przed otwarciem poczty.

Dlatego powinieneś mieć zwięzłe i ważne informacje na temat preambuły na temat tego, o co chodzi w otrzymanej wiadomości.

CC lub CCO

Jest to kopia wysyłana do innych odbiorców. Oto inne adresy e-mail, na które zostanie wysłana kopia wysłanej wiadomości e-mail.

Opcja CC - z kopią - pokaże wszystkie adresy wszystkim odbiorcom, jednak opcja CCO - z ukrytą kopią - wyśle ​​kopię z większą prywatnością.

Za pomocą BCC adresy każdego odbiorcy są ukryte. Oznacza to, że odbiorcy nie zobaczą, komu jeszcze wysłano e-maila.

Ciało

To esencja e-maila. Tutaj wyraża się wszystko, co jest przekazywane, ciało jest samą wiadomością.

Nie ma limitów słów i możesz rozszerzyć wszystko, co chcesz, ale zaleca się, aby nie zawierało ono tak wielu informacji, a jeśli je zawiera, lepiej jest załączyć wszystko w pliku.

Załączone pliki

Są to pliki dodawane do wiadomości do pobrania przez odbiorcę. Mogą to być różne typy.

W wiadomości e-mail możesz dołączyć zdjęcia, filmy, dokumenty, foldery, prezentacje, arkusze kalkulacyjne itp. Wszystkie te pliki muszą być przechowywane na komputerze emitenta.

Podpis

To jest na dole wiadomości. Jest to zaprogramowany i automatyczny podpis od tego momentu dla wszystkich wiadomości.

Jeśli jest to osobisty adres e-mail, możesz dodawać niestandardowe podpisy za pomocą fraz i emotikonów.

Jeśli jednak jest to roboczy adres e-mail, firma powinna mieć informacje o osobie wysyłającej wiadomość.

Wskazane jest użycie formatu, który byłby używany w wizytówce. Wpisz imię i nazwisko, numer telefonu kontaktowego, firmę, dla której pracujesz i swoją pozycję itp..

Jak zorganizowany jest e-mail??

Wiadomość e-mail musi mieć dobre sformułowanie, aby była zrozumiała dla odbiorcy. Istnieją pewne aspekty, o których należy pamiętać podczas pisania wiadomości e-mail i rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przed wysłaniem.

Powitanie

Musi to być pierwsza część wiadomości i jest niezbędna, jeśli jest to formalny e-mail. Określa, do kogo adresowane jest przesłanie i co zaczyna być wyrażane serdecznie.

Sposób pisania powitania zależy od tego, kim jest odbiorca i kim jest nadawca. Jeśli jest to roboczy adres e-mail, ton powitania powinien być bardziej formalny, ale jeśli jest to osobisty adres e-mail, nadawca może mieć pewną swobodę z tym..

Treść wiadomości

To najważniejsza część poczty. Tutaj jest przekazywane wszystko, co chcesz osiągnąć za pomocą tego komunikatu.

Pracujący e-mail powinien charakteryzować się krótką i zwięzłą treścią. Przejdź do rzeczy szybko, ale zawsze pamiętaj, aby zachować serdeczny ton, bez bycia bardzo przyjaznym, ponieważ treść jest przeciążona, a prawdziwy cel stracony z oczu.

Musisz mieć odpowiednie użycie znaków interpunkcyjnych, powodem tego jest fakt, że nieużywanie ich może utracić znaczenie wiadomości lub źle ją zinterpretować, język pisany nie jest tak łatwy do rozszyfrowania, jak język ustny.

Wiedza o tym, o czym ktoś mówi, jest łatwiejsza, jeśli słyszysz ton głosu i sposób jego wyrażania; nie można tego zauważyć na piśmie.

Dlatego wiadomość powinna próbować naśladować rozmowę ustną i wyraźnie odzwierciedlać, gdzie chcesz iść, używając znaków gramatycznych i dobrej pisowni.

Ten komunikat powinien określać cel, korzyści i wymagania bez zbytniej wędrówki.

Żegnaj

Ten segment to zamknięcie wiadomości. Aby spełnić cel komunikowania wszystkiego, co chcesz, niezbędne jest dobre zamknięcie.

Zamknięcie musi nastąpić po ustaleniu wszystkich punktów w wiadomości. Nie ma idealnego pożegnania dla wszystkich e-maili, ponieważ wszystko zależy od charakteru wiadomości.

Zaleca się, aby pożegnania miały nazwę nadawcy, chociaż może się to różnić w zależności od sytuacji. Jeśli jest to stała wymiana poczty, nazwa powinna zostać pominięta po pierwszym e-mailu.

Dobra i zrozumiała wiadomość e-mail nie opiera się wyłącznie na treści wiadomości, najczęściej na pisaniu i sposobie wyrażania tej treści, co jest niezbędne do osiągnięcia celu wspomnianego e-maila.

Referencje

1. Piotr I. Historia e-maili. Wyciąg z nethistory.info.
2. South Columbus High. Podstawowe części wiadomości e-mail. Wyciąg z Southcolumbushigh.com.
3. Leigh, J. Parts of Electronic Mail. Wyciąg z techwalla.com.
4. Email Zimbra. Części wiadomości e-mail. Wyciąg z zimbra.com.
5. Su, T. 15 wskazówek dotyczących pisania skutecznego e-maila. Wyciąg z zespołu redakcyjnego thinksimplenow.com.Mind Tools. Pisanie skutecznych wiadomości e-mail: zachęcanie ludzi do czytania wiadomości i działania na nie. Wyciąg z mindtools.com.Foresman, S. Parts of Email Message. Wyciągnięty z teachervision.com.
6. Anatomia wiadomości e-mail. Wyciąg z syntaxis.com.