Jaki jest cykl życiowy dokumentów?

The cykl życia dokumentów składa się z szeregu etapów, przez które przechodzi przez cały okres użytkowania. Fazy ​​te, od utworzenia dokumentu, przez wszystkie jego zastosowania i modyfikacje, aż do momentu zniszczenia lub trwałego zgłoszenia.

Koncepcja cyklu życia dokumentów powstała w Stanach Zjednoczonych po II wojnie światowej. Było to spowodowane potrzebą znalezienia odpowiedniego sposobu zarządzania dużą liczbą zgromadzonych plików.

Każda dyscyplina zajmuje się cyklem życia dokumentów w inny sposób, biorąc pod uwagę ich podejście i charakter pliku.

Na przykład cykl życia dokumentu prawnego może mieć różne etapy niż w dokumencie akademickim.

W każdym przypadku należy zastanowić się, jak długo dokument powinien być przechowywany, jak powinien być przechowywany lub jakie powinno być jego prawidłowe użycie. Podobnie istnieją różne podejścia do etapów cyklu życia.

Na przykład mogą istnieć dokumenty bez wartości dla firmy lub jednostki rządowej ze względu na jej wiek. Jednak te same archiwa mogą mieć wysoką wartość historyczną dla muzeum.

Inną podstawową różnicą jest różnica między dokumentami analogowymi i cyfrowymi. Chociaż znaczenie tkwi w treści dokumentów, istnienie plików cyfrowych implikuje szczególne cechy w ich przetwarzaniu i na etapach ich cyklu życia.

Trzy wieki dokumentów

W 1972 roku historyk Carlos Wyffels zaproponował teorię Trzech Wieków. Zgodnie z tym dokumenty są obiektami, których proces życiowy jest przekształcany.

Zasadniczo dokumenty są używane intensywnie natychmiast po ich utworzeniu i przez pewien okres czasu.

Jednak z czasem to zastosowanie jest zmniejszane do momentu całkowitego zatrzymania, ponieważ są one archiwizowane lub niszczone.

Według Wyffelsa, ten cykl, przez który przechodzą wszystkie dokumenty, jest podzielony na trzy epoki: wiek administracyjny lub aktywny, wiek średni lub półaktywny oraz wiek nieaktywny lub historyczny..

Wiek administracyjny lub aktywny

Odnosi się do aktywnego okresu dokumentu. Zaczyna się w momencie jego utworzenia i przechodzi przez różne etapy, w których jest często konsultowany, przekazywany i udostępniany.

Na przykład wiek administracyjny biletu publicznego zaczyna się, gdy jest generowany. Następnie kontynuuje ruch przez ograniczony czas: gdy listonosz dostarcza go lub wysyła pocztą elektroniczną, gdy jest konsultowany i kiedy jest wypłacany.

Wiek średni lub półaktywny

Jest to okres, w którym dokument utracił narzędzie, dla którego został utworzony. Dlatego nie ma tak aktywnego użycia jak w wieku administracyjnym. Jest jednak zachowany i można się z nim rzadko spotykać.

Na przykład średni wiek biletu na usługi zaczyna się, gdy po dokonaniu płatności zostanie złożony w folderze. Jest bardzo prawdopodobne, że nigdy więcej nie będzie się z nim konsultować, jednak w razie jakichkolwiek obaw pozostaje zarchiwizowany.

Półaktywne życie dokumentów może być zmienne w zależności od typu dokumentu i kontekstu. Dokument prawny, na przykład, może mieć bardziej aktywne życie niż bilet publiczny.

Wiek nieaktywny lub wiek historyczny

Odnosi się do końcowego okresu plików. Jednak nie wszystkie pliki mają to samo miejsce docelowe. W zależności od ich charakteru mogą zostać przekształcone w historyczne lub zniszczone.

Archiwa historyczne to archiwa o wartości kulturowej lub badawczej. Dlatego też na tym etapie poszukuje się metod konserwacji, aby zachować je w jak największym stopniu..

Etapy cyklu życia dokumentów

Teoria trzech wieków ustanawia w sposób ogólny podstawowe etapy, przez które przechodzą wszystkie dokumenty.

Istnieją jednak również inne, bardziej szczegółowe etapy, które określają przydatność i manipulację dokumentami.

Etapy, przez które przechodzi dokument, zależą od jego wartości, jego wykorzystania i kontekstu. Zgodnie z tymi cechami określa się, które etapy muszą przekroczyć i jakie są techniczne i administracyjne dyspozycje dla każdego z nich.

Oto niektóre z głównych etapów, przez które dokument przechodzi w okresie użytkowania:

1-Kreacja: polega na utworzeniu dokumentu w formie drukowanej lub cyfrowej.

2-przechowywanie: Zgodnie z formatem, w jakim dokument został utworzony, jest przechowywany fizycznie lub cyfrowo. W niektórych przypadkach rozważa się również etap cyfryzacji, który stanowi część procesu.

3-kategoryzacja: odnosi się do organizacji, klasyfikacji lub indeksowania dokumentów zgodnie z parametrami ustalonymi w każdym kontekście.

4-transfer: odnosi się do wysyłania i / lub dostarczania dokumentu zgodnie z jego charakterystyką. W rzeczywistości może to dotyczyć dostawy za pośrednictwem poczty fizycznej lub przesyłki e-mail w zależności od przypadku..

5-Dystrybucja: ten etap odnosi się do dokumentów, które są publiczne lub potrzebne, dlatego po utworzeniu muszą zostać ujawnione pewnej grupie osób.

6-Współpraca: Obecnie pliki mogą być organizowane do użytku i współdzielonej edycji. Ten etap ma niedawny wygląd i dotyczy wyłącznie dokumentów cyfrowych.

7-Konsultacja: odnosi się do tego etapu, w którym dokumenty są ułożone z zamiarem ich konsultacji. Podczas tego procesu zabezpieczenia i / lub przepisy dotyczące dostępności są bardzo ważne, w zależności od opinii publicznej, która ma uzyskać dostęp do informacji.

8-Złożenie lub zniszczenie: To ostatni etap cyklu życia wszystkich dokumentów. Odpowiada to momentowi, w którym zdecydowano, czy ma wystarczającą wartość historyczną do zachowania lub przeciwnie, jest zniszczona.

Zasoby

1. Darmouth College. (S.F.). Cykl życia dokumentu: definicje, technologie wspierające i aplikacje. Źródło: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Cykl życia dokumentów: Teoria trzech wieków. Źródło: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Co to jest cykl życia elektronicznego zarządzania dokumentami? Źródło: documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). Cykl życia dokumentu. Źródło: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Cykl życia dokumentów - hiszpański system archiwalny. Odzyskany z: normadat.es.