Profil sekretarza wykonawczego, niezbędne umiejętności i funkcje



The sekretarz wykonawczy to praca lub zawód, który służy zapewnieniu maksymalnego wsparcia wysoko postawionym pracownikom w firmie lub organizacji. To będzie, kto zorganizuje i utrzyma harmonogram dyrektorów i pomoże im w realizacji różnorodnych zadań administracyjnych.

Celem jest przyczynienie się do ogólnej wydajności przedsiębiorstwa poprzez zapewnienie, że wszystkie zadania administracyjne mu powierzone będą realizowane w sposób terminowy i skuteczny. Sekretarz to osoba, która zapewnia wsparcie administracyjne. Mogą wykonywać zadania, takie jak pisanie i archiwizowanie, odbieranie telefonu i przesyłanie wiadomości.

Z drugiej strony sekretarz wykonawczy lub asystent administracyjny wykonuje również niektóre z tych czynności, wraz z koordynacją biura, badaniem produktów, interakcją z dostawcami, zamawianiem produktów i tworzeniem bazy danych.

Zwykle sekretarze wykonawczy otrzymują wyższe wynagrodzenia niż sekretarki, ponieważ wykonują funkcje na wysokim poziomie i przyspieszają produktywność biura.

Indeks

  • 1 Wymagany profil
  • 2 Niezbędne umiejętności
  • 3 funkcje
    • 3.1 Obowiązki
  • 4 odniesienia

Wymagany profil

- Licencjat w dziedzinie zarządzania przedsiębiorstwem lub dziedzin pokrewnych.

- Sprawdzone doświadczenie jako sekretarz wykonawczy lub podobna rola administracyjna.

- Musi być kompetentny w zakresie zarządzania Microsoft-Office w sposób zintegrowany oraz w oprogramowaniu „back-office”, na przykład systemach ERP.

- Dogłębna znajomość administrowania podstawowymi biurami i procedurami księgowymi, a także odpowiednie słownictwo techniczne obsługiwane w branży.

- Znajomość podstawowych metod badawczych i technik raportowania.

- Doskonałe umiejętności w zakresie organizacji i zarządzania czasem.

- Doskonałe umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne.

- Uczciwość i poufność.

Sekretarzami wykonawczymi muszą być szybcy profesjonaliści z dużą zdolnością zarządzania czasem i możliwościami wielozadaniowości. To dzięki ich pracowitości i kompetencjom kierownictwo może skupić się na swoich obowiązkach kierowniczych, nie martwiąc się o inne zadania.

Wielu menedżerów w dużym stopniu polega na swoim sekrecierze wykonawczym, aby koordynować codzienne zadania i umieszczać je w porządku obrad. Wymagają dużo taktu i asertywności jako strażnicy czasu menedżera.

Niezbędne umiejętności

Sekretarze wykonawczy muszą być sprawni w zakresie podstawowych umiejętności, takich jak pisanie, gramatyka, ortografia i interpunkcja, oraz mieć doświadczenie w korzystaniu ze sprzętu biurowego i popularnych aplikacji, takich jak edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne i grafika.

Podobnie muszą posiadać doskonałe umiejętności, aby zarządzać czasem i zdolnością do skutecznego rozwiązywania różnych obowiązków.

Z drugiej strony sekretarz wykonawczy potrzebuje także innych cech, takich jak dobry osąd, dyplomacja, dyskrecja i zdolność do samodzielnego rozwiązywania problemów.

Potrzebują silnych umiejętności komunikacyjnych, aby komunikować się ze społeczeństwem, pisać raporty i recenzować publikacje.

Słuchaj aktywnie

Musi wiedzieć, aby zwracać pełną uwagę na to, co mówią inni ludzie, poświęcając czas na zrozumienie kwestii, które się pojawiają, zadawanie pytań w odpowiedni sposób i nie przeszkadzanie w nieodpowiednim czasie.

Czytanie ze zrozumieniem

Pełne zrozumienie zdań i pisanych akapitów w dokumentach związanych z pracą.

Zarządzanie czasem

Dowiedz się, jak skutecznie zarządzać zarówno swoim czasem, jak i czasem innych.

Wiedząc, jak mówić

Mów wyraźnie z innymi ludźmi, aby móc skutecznie przekazywać informacje.

Pisanie

Miej skuteczną komunikację na piśmie, zgodnie z tym, co jest najbardziej odpowiednie dla potrzeb odbiorców.

Myślenie krytyczne

Wykorzystanie logiki i rozumowania do określenia mocnych i słabych stron alternatywnych rozwiązań, wniosków lub podejść do pojawiających się problemów.

Aktywne uczenie się

Zrozumienie implikacji nowych informacji dla rozwiązywania problemów i podejmowania bieżących i przyszłych decyzji.

Koordynacja

Dostosowanie działań w odniesieniu do działań innych osób.

Recenzja

Przegląd i ocena wyników samego siebie, innych osób lub organizacji w celu wprowadzenia ulepszeń lub podjęcia działań naprawczych.

Funkcje

Sekretarz wykonawczy może być odpowiedzialny za drobną gotówkę i rachunkowość, ale może również zarządzać budżetem. Możesz publikować artykuły na stronie internetowej, chociaż możesz również zaprojektować i zarządzać stroną.

Możesz wykonać wpis danych w arkuszu kalkulacyjnym, który zaprojektowałeś i wykorzystałeś do funkcji raportowania.

Sekretarz wykonawczy może nadzorować personel administracyjny. Często zgłasza się bezpośrednio do dyrektora naczelnego i może wspierać jednego lub więcej kierowników wyższego szczebla.

Obowiązki

Dbałość o kierownictwo

- Utrzymuj porządek obrad kierownictwa i pomagaj w planowaniu spotkań, spotkań zarządu, konferencji itp..

- Uczestnicz w spotkaniach, aby sporządzać protokoły ze spotkań i minuty, a następnie je kompilować, transkrybować i rozpowszechniać.

- Dokonaj wszelkich uzgodnień dotyczących podróży dla kadry kierowniczej: zakup biletu, rezerwacja hotelu, dostawa kosztów podróży, zarządzanie i przegląd odpowiedniej dokumentacji itp..

- Przeprowadzaj zlecone dochodzenia, zbieraj dane i przygotuj dokumenty lub raporty do rozpatrzenia i prezentacji przez kierownictwo, komitety i rady dyrektorów, zgodnie z przypisaniem.

- Obsługuj poufne dokumenty, upewniając się, że są bezpieczne.

Interakcja wewnętrzna i zewnętrzna

- Odbieranie i filtrowanie połączeń telefonicznych, przekierowanie ich do odpowiedniej osoby, gdy jest to wygodne.

- Zarządzaj, ustalaj priorytety i rozpowszechniaj całą przychodzącą lub wychodzącą korespondencję (e-mail, listy, faksy, paczki itp.), Czytaj i analizuj przychodzące notatki, prezentacje i raporty, aby określić ich znaczenie i zaplanować ich dystrybucję.

- Przygotuj odpowiedzi na korespondencję zawierającą rutynowe zapytania.

- Monitoruj wykorzystanie materiałów biurowych i negocjuj warunki z dostawcami, aby zagwarantować, że zamówienia będą bardziej opłacalne.

- Spotkaj się z osobami, grupami specjalnego zainteresowania i innymi osobami w imieniu kierownictwa, komitetów i zarządów.

- Witaj gości i określ, czy powinni mieć dostęp do określonych osób.

Wsparcie administracyjne

- Zachowaj archiwizację zapisów elektronicznych i papierowych, upewniając się, że informacje są uporządkowane i łatwo dostępne w celu szybkiego wyszukiwania.

- Przygotuj faktury, raporty, listy, sprawozdania finansowe i inne dokumenty, korzystając z edytora tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych i / lub prezentacji, zapewniając również odpowiednią pomoc w księgowości.

- Wykonuj ogólne zadania biurowe, takie jak utrzymywanie systemów administracyjnych i wykonywanie podstawowych zadań księgowych.

- Koordynowanie i kierowanie usługami biurowymi, takimi jak przygotowywanie dokumentacji i budżetu, w celu pomocy kierownictwu.

- Ustanowić i nadzorować politykę i procedury administracyjne, zarówno dla pracowników biur, jak i dla organizacji.

- Przejrzyj praktyki operacyjne i procedury, aby określić, czy można wprowadzić ulepszenia w obszarach takich jak przepływ pracy, procedury raportowania lub wydatki.

- Nadzorować i szkolić innych pracowników administracyjnych.

Referencje

  1. Wykonalne (2018). Opis stanowiska Sekretarza Wykonawczego. Zrobiono z: resources.workable.com.
  2. Beth Greenwood (2018). Różnica między sekretarzem a sekretarzem wykonawczym. Praca - Chron. Zrobione z: work.chron.com.
  3. Planer kariery (2018). Sekretarz wykonawczy i asystent administracyjny. Zrobiono z: job-descriptions.careerplanner.com.
  4. Hrvillage (2018). Opis stanowiska sekretarza wykonawczego. Zrobiono z: hrvillage.com.
  5. BSR (2018). Obowiązki Sekretarza Wykonawczego. Zrobiono z: bestsampleresume.com