Dzielić:
Zasady kontroli głównych zasad i przykładów firmy
The zasady kontroli firmy są regulacje, które wymagają istnienia procedur i procesów ustanowionych w systemach księgowych, aby pomóc menedżerom nadzorować i regulować działalność firmy, zapewniając tym samym, że aktywa firmy są chronione.
Celem zasad kontroli jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu księgowego i dokładnego rejestrowania zdarzeń biznesowych. Oczywiście menedżerowie nie mogą nadzorować wszystkich pracowników, więc istnieje możliwość wystąpienia pewnych błędów lub oszustw..
Aby zidentyfikować i ustanowić skuteczne kontrole, kierownictwo musi stale oceniać ryzyko, nadzorować wdrażanie kontroli i modyfikować kontrole, jeśli to konieczne.
Posiadanie tak istotnej funkcji biznesowej zapewnia rozsądne bezpieczeństwo, zmniejszając prawdopodobieństwo błędów i chroniąc aktywa organizacji. Ze względu na ich znaczenie firmy muszą brać pod uwagę podstawowe zasady kontroli.
Indeks
- 1 Główne zasady kontroli
- 1.1 Środowisko kontroli
- 1.2 Działania kontrolne
- 2 Przykłady
- 2.1 Rozdzielenie zadań
- 2.2 Dopuszczenia
- 2.3 Rotacja personelu i wakacje
- 2.4 Audyty fizyczne
- 2.5 Okresowe uzgodnienia księgowe
- 2.6 Zautomatyzowane kontrole
- 3 referencje
Główne zasady kontroli
Środowisko kontroli
Styl zarządzania i oczekiwania menedżerów wysokiego szczebla, w szczególności ich polityki kontroli, określają środowisko kontroli.
W środowisku kontrolnym istnieje dodatkowy nadzór ze strony komitetu zarządzającego, który zapewnia integralność administracyjną, wartości etyczne, dobrze zdefiniowaną strukturę organizacyjną oraz kompetentnych i wiarygodnych pracowników, przypisując uprawnienia i obowiązki.
Działania kontrolne
Są to konkretne zasady i procedury, które kierownictwo wykorzystuje do osiągnięcia swoich celów. Należą do nich:
Rozdzielenie zadań
Wymaga to, aby różne osoby były odpowiedzialne za wykonywanie różnych zadań w powiązanych działaniach, w szczególności związanych z autoryzacją, opieką lub prowadzeniem rejestrów..
Wymagając różnych osób do wykonywania tych funkcji, tworzony jest zrównoważony system sterowania.
Zatwierdzanie transakcji i działań
Pomóż zapewnić zgodność wszystkich działań firmy z ustalonymi zasadami i wytycznymi.
Wymaganie od niektórych menedżerów zatwierdzania określonych rodzajów transakcji dodaje dodatkowe zobowiązanie do zapisów księgowych, wykazując, że transakcje zostały przeanalizowane i zatwierdzone przez odpowiedni organ.
Standaryzacja dokumentów
Obejmuje tworzenie faktur i innych dokumentów, które są łatwe w użyciu i wystarczająco pouczające, korzystanie z dokumentów z numerami seryjnymi i kolejnych, a także terminowe przygotowywanie dokumentów.
Standaryzacja ułatwia przegląd starych zapisów, szukając źródła pewnych rozbieżności w systemie. Brak standaryzacji może spowodować, że niektóre elementy zostaną przeoczone lub błędnie zinterpretowane w tym przeglądzie.
Kontrola fizyczna i kontrola dostępu do aktywów i zapisów
Czy elektroniczne lub mechaniczne elementy sterujące (sejfy, dowody osobiste, płoty, kasy fiskalne, kamery wideo, zamki) lub kontrole komputerowe, związane z uprawnieniami dostępu lub ustalonymi procedurami tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania.
Technologia może zwykle być dostępna tam, gdzie ludzie nie mogą, i może być w pracy 24 godziny na dobę, bez potrzeby dodatkowej płatności.
Kontrolowanie dostępu do systemu księgowego za pomocą haseł, blokad i elektronicznych rekordów dostępu uniemożliwia nieautoryzowanym użytkownikom dostęp do systemu, a także zapewnia sposób kontroli wykorzystania systemu w celu identyfikacji źródeł błędów.
Niezależne recenzje
Firmy muszą okresowo sprawdzać swoje systemy kontroli. Musi to zrobić osoba, która nie wykonała żadnej części pracy, która ma zostać zweryfikowana.
Przeglądy te pomagają zapewnić wiarygodność informacji księgowych i wydajności operacji.
Przypisanie obowiązków
Firma musi jasno określić obowiązki. Przypisywanie konkretnych obowiązków ludziom zapewnia, że rozumieją, jaką ich funkcją jest utrzymanie kontroli.
Jeśli jakakolwiek odpowiedzialność zostanie przeoczona, skuteczny system kontroli wyjaśni, kto nie wykonuje przydzielonego zadania.
Przykłady
Wszystkie te kontrole spełniają cele zasady kontroli. Po wprowadzeniu kontroli menedżerowie nie muszą monitorować aktywności każdego pracownika. Mogą okresowo sprawdzać kontrole, aby upewnić się, że działają prawidłowo i koncentrują się na zarządzaniu biznesem.
Rozdzielenie zadań
Dobra kontrola zapewnia, że funkcje prowadzenia dokumentacji są oddzielone od rzeczywistego zarządzania gotówką.
Z tego powodu kasjer jest odpowiedzialny za odbiór gotówki od klientów, z możliwością zdeponowania jej w banku, a dział księgowości jest odpowiedzialny za rejestrowanie tych wpływów pieniężnych i dokonywanie uzgodnień bankowych.
W ten sposób pojedyncza osoba nie może odebrać pieniędzy klienta i sprzeniewierzać go, a następnie ukryć fałszywą księgowością.
Jeśli dwie osoby wykonują te prace, jedynym sposobem na oszustwo może być to, że każda osoba współdziała z drugą. Oczywiście dwóch współpracujących pracowników jest znacznie mniej podatnych niż jeden pracownik, który kradnie.
Zatwierdzenia
Wymaganie zgody na dokonywanie płatności dużych wydatków może uniemożliwić pozbawionym skrupułów pracownikom dokonywanie dużych nieuczciwych transakcji z funduszami firmy.
Oficjalny cennik służy jako aprobata dla sprzedawców do sprzedaży z tymi cenami. Ponadto może istnieć kontrola, która pozwala kierownikowi sprzedaży autoryzować uzasadnione zmiany w cenniku.
Rotacja personelu i wakacje
Obowiązkowa rotacja pracowników lub okres urlopowy są wdrażane w celu wykrycia nieuczciwych programów, w których wymagany jest regularny system.
Jeśli księgowy zmienia obowiązki co dwa miesiące, osoba nie może konsekwentnie wykonywać fałszywego systemu.
Audyty fizyczne
Audyty fizyczne obejmują ręczne liczenie gotówki i wszelkich innych aktywów fizycznych zarejestrowanych w systemie księgowym, takich jak zapasy.
Liczba fizyczna może ujawnić ukryte rozbieżności w saldach kont poprzez całkowite pominięcie zapisów elektronicznych. Liczenie gotówki w punktach sprzedaży może odbywać się codziennie lub nawet kilka razy dziennie.
Większe projekty, takie jak spis inwentarza z natury, powinny być wykonywane rzadziej, być może raz w roku lub co kwartał.
Okresowe uzgodnienia księgowe
Gwarantują one, że salda systemu księgowego pokrywają się z saldami kont innych podmiotów, takich jak banki, dostawcy i klienci..
Różnice między tymi typami kont uzupełniających mogą ujawniać rozbieżności na rachunkach własnych lub te, które powstają w innych podmiotach..
Zautomatyzowane kontrole
Są to prawdopodobnie najpowszechniejsze kontrole wewnętrzne, ponieważ nie tylko chronią firmę, ale zwiększają jej wydajność.
Zautomatyzowane zegary czasowe są dobrym przykładem. Pracownicy są sprawdzani przez te zegary po ich przybyciu, a następnie są weryfikowani na koniec dnia.
Zautomatyzowany zegar czasu eliminuje możliwość oszukiwania pracowników w godzinach pracy.
Referencje
- MyAccountingCourse (2018). Jakie są zasady kontroli wewnętrznej? Zaczerpnięte z: myaccountingcourse.com.
- MyAccountingCourse (2018). Co to jest zasada kontroli? Zaczerpnięte z: myaccountingcourse.com.
- Michelle Miley (2017). Jakie są siedem zasad kontroli wewnętrznej? Bizfluent. Zrobiono z: bizfluent.com.
- TTUHSC (2017). Podstawowe zasady kontroli wewnętrznej. Zaczerpnięte z: elpaso.ttuhsc.edu.
- CliffsNotes (2016). Kontrola wewnętrzna. Zaczerpnięte z: cliffsnotes.com.
- Administrator (2015). 17 zasad kontroli wewnętrznej. Adwokat etyczny. Zaczerpnięte z: ethicaladvocate.com.
- David Ingram (2018). Jakie są siedem procedur kontroli wewnętrznej w rachunkowości? Small Business-Chron. Zrobiono z: smallbusiness.chron.com.