11 zasad głównej kontroli administracyjnej

The zasady kontroli administracyjnej są ogólne zasady, których należy przestrzegać w procesie analizy, czy działania są prowadzone zgodnie z planem i podejmowanie niezbędnych działań naprawczych w celu potwierdzenia planowania.

Zarządzanie oznacza próbę jak najlepszego wykorzystania dostępnych zasobów, aby osiągnąć cel firmy. Dlatego administracja obejmuje wszystkie operacje firmy.

Kontrole administracyjne to zestaw procedur niezbędnych dla efektywności administracyjnej i ekonomicznej. Jako integralna część systemu kontroli wewnętrznej organizacji, jego celem jest zagwarantowanie pełnej i terminowej realizacji polityk i planów administracji.

Niektóre przykłady kontroli administracyjnych obejmują zmiany proceduralne, szkolenia pracowników i instalację znaków ostrzegawczych.

Podstawowe zasady kontroli administracyjnej można podzielić na jedenaście kategorii, które odzwierciedlają ich cel i charakter, strukturę i proces. Te zasady kontroli administracyjnej są szczegółowo opisane poniżej.

Podstawowe zasady kontroli administracyjnej

Zasada zabezpieczenia celu

Podstawowym celem kontroli administracyjnej jest osiągnięcie celów. Odbywa się to poprzez wykrywanie wad w planach.

Potencjalne lub rzeczywiste odchylenia planów muszą być wystarczająco wykrywane, aby umożliwić skuteczne działania naprawcze.

Zasada skuteczności kontroli

Administracyjny system kontroli musi wykrywać i podkreślać przyczyny odstępstw od planów przy minimalnych możliwych kosztach.

Zasada wydajności jest szczególnie ważna w kontroli, ponieważ techniki wydają się być drogie i kłopotliwe.

Kierownik może być tak pochłonięty kontrolą, że może wydać więcej niż to konieczne, aby wykryć odchylenie. Kontrole, które poważnie kolidują z autorytetem podwładnych lub z motywacją tych, którzy wykonują plany, są nieskuteczne.

Zasada odpowiedzialności za kontrolę

Główna odpowiedzialność za sprawowanie kontroli spoczywa na menedżerze odpowiedzialnym za realizację planów. Twoja odpowiedzialność nie może zostać uchylona lub unieważniona bez zmiany struktury organizacji.

Odpowiedzialność za kontrolę należy powierzyć konkretnym osobom na każdym etapie operacji.

Ta prosta zasada wyjaśnia bardzo rzadko rozumianą rolę sterowników i jednostek sterujących.

Agencje te działają jako usługa zapewniająca informacje kontrolne. Nie mogą jednak sprawować kontroli, chyba że uzyskają uprawnienia zarządcze i odpowiedzialność za rzeczy kontrolowane..

Zasada zapobiegania

Kontrola, podobnie jak planowanie, musi być wyczekiwana i zapobiegawcza. Często ta zasada została zaniedbana, głównie dlatego, że kontrola opierała się bardziej na danych statystycznych i rachunkowych, niż na prognozach i prognozach.

Chociaż prognozy nie są dokładne, są lepsze niż zapisy historyczne. Idealnie, system sterowania powinien zapewniać natychmiastową informację zwrotną, aby skorygować, tak szybko jak się pojawią, odchylenia od pożądanej wydajności.

Jeśli nie jest to możliwe, kontrola powinna opierać się na prognozach, aby przewidzieć odchylenia w czasie. Większą uwagę należy zwrócić na zapobieganie niedociągnięciom, niż zapobieganie im po ich wystąpieniu.

Na przykład prognozy gotówkowe pomagają utrzymać wypłacalność przedsiębiorstw, przewidując niedobory środków pieniężnych i zapobiegając im.

Zasada bezpośredniej kontroli

Ogromna większość stosowanych obecnie kontroli opiera się na fakcie, że ludzie popełniają błędy. Są one często używane jako pośrednie kontrolki zaprojektowane do wykrywania błędów, często po fakcie.

W miarę możliwości należy stosować bezpośrednie kontrole, aby zapobiec błędom. Poprawa jakości menedżerów może zminimalizować potrzebę stosowania kontroli pośrednich. Menedżerowie wysokiej jakości popełniają niewiele błędów i wykonują wszystkie swoje funkcje z najlepszą korzyścią.

Zasada odzwierciedlania planów

Kontrola to zadanie polegające na upewnieniu się, że plany są realizowane skutecznie. Dlatego techniki kontroli powinny odzwierciedlać specyficzny charakter i strukturę planów.

Im jaśniejsze i bardziej wszechstronne plany organizacji i im więcej kontroli ma odzwierciedlać te plany, tym skuteczniejsze będą kontrole w zaspokajaniu potrzeb.

Na przykład kontrola kosztów powinna opierać się na planowanych kosztach określonego i określonego typu.

Pristolica piramidy

Dane zwrotne należy zgłaszać najpierw na dole piramidy; to znaczy do przełożonych, a nawet personelu operacyjnego, który jest na najniższym poziomie.

Zapewni to pracownikom możliwość kontrolowania własnych sytuacji, a także przyspieszy działania naprawcze.

Zasada przydatności organizacyjnej

System kontroli administracyjnej jest zgodny z obszarem władzy administracyjnej i musi odzwierciedlać strukturę organizacji.

Gdy system kontroli administracyjnej dostosowuje się do struktury organizacji, określa odpowiedzialność za działanie i ułatwia korektę odchyleń planów.

Podobnie, informacje powinny być dostosowane do oceny wyników w odniesieniu do planów do pozycji menedżera, który będzie z nich korzystał. Innymi słowy, wszystkie dane i raporty używane do celów kontrolnych muszą być zgodne z organizacją.

Zasada indywidualności kontroli

Kontrole są skuteczne, gdy są zgodne z pozycją, odpowiedzialnością operacyjną, kompetencjami i potrzebami zainteresowanej osoby.

Zakres i wymagane szczegółowe informacje różnią się w zależności od poziomu i funkcji zarządzania.

Podobnie różni menedżerowie preferują różne formy i jednostki raportów informacyjnych. Dlatego kontrole muszą spełniać indywidualne wymagania każdego menedżera.

Zasada kontroli punktów krytycznych

Wszystkie operacje mają pewne luki lub punkty krytyczne. Są to te, które powodują najwięcej problemów i prowadzą do dużych odchyleń.

Menedżer, podczas sprawowania kontroli, musi skupić się na czynnikach, które mają zasadnicze znaczenie dla oceny wydajności.

Byłoby niepotrzebne i nieopłacalne dla menedżera, aby zweryfikować każdy szczegół wykonania. Dlatego należy skupić uwagę na krytycznych punktach wydajności.

Zasada działania

Kontrola okazuje się stratą czasu, jeśli nie zostaną podjęte środki naprawcze. Wśród działań naprawczych może być przemyślenie planów, reorganizacja, zastąpienie lub szkolenie podwładnego, motywacja personelu itp..

Kontrola jest uzasadniona tylko wtedy, gdy wskazane odchylenia od planów są korygowane poprzez odpowiednie planowanie, organizację, personel i zarządzanie.

Referencje

1. Baza wiedzy MBA (2018). Zasady kontroli zarządzania. Zrobiono z: mbaknol.com.
2. Słownik biznesowy (2018). System kontroli administracyjnej. Zaczerpnięte z: businessdictionary.com.
3. Wikicytaty (2016). Zasady administracji. Zrobiono z: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 najważniejszych zasad kontroli w zarządzaniu. Zachowaj artykuły. Zrobiono z: preservearticles.com.
5. Diksha (2018). Kontrolowanie: znaczenie, natura i zasady. Pomysły zarządzania przedsiębiorstwem. Zrobiono z: businessmanagementideas.com.