Systemy kontroli administracyjnej kontroli, cele, zalety, przykłady



The kontrola administracyjna definiuje się go jako proces, w którym menedżerowie wpływają na innych członków organizacji w celu wdrożenia strategii. Jest wykonywany na podstawie informacji otrzymanych przez menedżerów.

Zajmuje się koordynacją, alokacją zasobów, motywacją i pomiarem wydajności. Praktyka kontroli zarządzania i projektowania systemów kontroli zarządzania opiera się na szeregu dyscyplin naukowych.

Kontrola administracyjna oznacza szeroki pomiar. Dlatego jest on powiązany i wymaga wkładu ze strony księgowości, zwłaszcza rachunkowości zarządczej. Po drugie, obejmuje decyzje o alokacji zasobów. Dlatego jest powiązany i wymaga wkładu ze strony gospodarki, zwłaszcza z gospodarki zarządczej.

Po trzecie, oznacza to komunikację i motywację do pracy. Oznacza to, że jest on powiązany i wymaga wkładu z psychologii społecznej, zwłaszcza zachowań organizacyjnych.

Słabe kontrole w firmie stwarzają poważne zagrożenia, takie jak nieefektywne wykorzystanie zasobów, błędy przetwarzania, zmniejszona rentowność, brak zgodności z przepisami i kradzież lub przywłaszczenie aktywów przez pracowników.

Indeks

  • 1 Planowanie i kontrola
  • 2 Administracyjne systemy kontroli
    • 2.1 Narzędzie biznesowe
    • 2.2 Komponenty
    • 2.3 Trudności
  • 3 cele
    • 3.1 Wykrywanie błędów
    • 3.2 Dowód, że wszystko działa poprawnie
    • 3.3 Działaj w razie potrzeby
    • 3.4 Komunikować i motywować pracowników
    • 3.5 Wdrożenie środków zapobiegawczych
  • 4 zalety
    • 4.1 Pomoc na decentralizację
    • 4.2 Pomoc w koordynacji
    • 4.3 Uproszczenie nadzoru
    • 4.4 Zwiększ motywację
  • 5 Wady
    • 5.1 Trudności w ustanawianiu standardów ilościowych
    • 5.2 Nie ma kontroli nad czynnikami zewnętrznymi
    • 5.3 Opór pracowników
    • 5.4 Kosztowna działalność
  • 6 Znaczenie
    • 6.1 Weryfikacja zasad
    • 6.2 Odpowiedzialność kierownicza
    • 6.3 Motywator
    • 6.4 Wydajność
  • 7 Przykłady
    • 7.1 Kontrola wymagań
    • 7.2 Kontrole finansowe
    • 7.3 Kontrola wydajności
    • 7.4 Nadzór
    • 7.5 Kontrola zmian
    • 7.6 Kontrola bezpieczeństwa
    • 7.7 Kontrole zgodności
    • 7.8 Analiza porównawcza
    • 7.9 Ciągłe doskonalenie
    • 7.10 Kontrola jakości
    • 7.11 Gwarancja jakości
    • 7.12 Automatyzacja
    • 7.13 Kontrola danych
    • 7.14 Kontrola zapasów
    • 7.15 Kontrola zasobów
  • 8 Odniesienia

Planowanie i kontrola

Istnieje ścisły związek między planowaniem a kontrolą. Planowanie jest procesem, w którym ustalane są cele organizacji i metody osiągania celów. Kontrola to proces, który mierzy i kieruje rzeczywistą wydajnością w stosunku do planowanych celów organizacji.

Po ustaleniu strategii i opracowaniu planów głównym zadaniem kierownictwa jest podjęcie działań w celu zapewnienia realizacji tych planów lub, jeśli wymagają tego warunki, modyfikacji planów..

Kontrola administracyjna jest jedną z funkcji zarządzania, takich jak planowanie, organizacja, nadzór i zarządzanie.

Jest to ważna funkcja, ponieważ pomaga zweryfikować błędy i podjąć działania naprawcze w celu zminimalizowania odchyleń standardów i osiągnięcia założonych celów organizacji w pożądany sposób.

Kontrolę administracyjną można zdefiniować jako funkcję systemu, która dostosowuje operacje do niezbędnego do osiągnięcia planu lub do utrzymania różnic w celach systemu w dozwolonych granicach.

Administracyjne systemy kontroli

Są to systemy, które zbierają i wykorzystują informacje do oceny wydajności różnych zasobów biznesowych, takich jak ludzkie, fizyczne, finansowe i ogólnie w organizacji, w wyniku realizowanych strategii zarządzania.

Dlatego są to zestaw formalnych procedur niezbędnych dla efektywności administracyjnej i ekonomicznej. Menedżerowie używają go do utrzymania lub zmiany standardów w działalności organizacji.

Będąc integralną częścią całego systemu kontroli przedsiębiorstwa, jego celem jest zagwarantowanie pełnej i terminowej realizacji planów i zasad zarządzania.

Mogą się one wahać od tego, w jaki sposób są wymagane materiały eksploatacyjne, w jaki sposób planowane jest wykorzystanie zasobów, przydzielane są zadania lub administrowana jest inwentaryzacja.

System kontroli administracyjnej to sposób, w jaki menedżerowie mogą dokumentować swoje strategie lub zasady organizacyjne. Podobnie jest to sposób oceny wydajności wewnętrznych procesów korporacyjnych, porównywania ich z określonymi celami i zasadami.

Narzędzie biznesowe

System kontroli administracyjnej jest narzędziem biznesowym, które może wskazywać, jak dobrze organizacja działa zgodnie ze swoimi celami.

Jednak kontrole administracyjne są tylko jednym z narzędzi, które menedżerowie wykorzystują do wdrażania pożądanych strategii.

Strategie są wdrażane nie tylko poprzez kontrolę administracyjną, ale także ze strukturą organizacyjną, zarządzaniem zasobami ludzkimi i kulturą organizacyjną.

Komponenty

System kontroli administracyjnej jest narzędziem pomagającym kierownictwu kierować organizację w kierunku jej celów strategicznych i przewagi konkurencyjnej. Powszechnie przyjmuje się, że ma trzy składniki:

- Ustalanie standardów.

- Pomiar rzeczywistej wydajności w odniesieniu do tych standardów.

- Podejmowanie działań naprawczych przeciwko odstępstwom od zasad i planów.

Trudności

Istnieją dwie powszechne trudności, które otaczają systemy kontroli administracyjnej w przedsiębiorstwach.

- Umiejętność rozpoznawania obszarów wymagających większej kontroli.

- Być w stanie rozpoznać, kiedy istniejące kontrole są nieefektywne lub wadliwe.

Cele

Cele kontroli administracyjnej odnoszą się do wiarygodności informacji finansowych, terminowej informacji zwrotnej na temat osiągnięcia celów operacyjnych lub strategicznych oraz zgodności z przepisami ustawowymi i wykonawczymi..

Wykrywanie błędów

Nieprawidłowość w zarządzaniu firmą może zagrozić osiągnięciu ogólnych celów firmy, umożliwiając utratę pozycji przed konkurencją i do czasu, aż zagraża jej przetrwaniu.

Dlatego ważne staje się szybkie wykrywanie nieprawidłowości. W ten sam sposób można zidentyfikować różne obwody i obszary, które, choć nie są dotknięte anomaliami lub poważnymi błędami, mogą być zoptymalizowane dla ogólnego dobra firmy.

Dowód, że wszystko działa poprawnie

Kontrola administracyjna sprawdza, czy wszystko działa dobrze, a zarówno proponowane cele, jak i poziomy ustalone na poziomie administracyjnym w odniesieniu do zysków, sprzedaży, bezpieczeństwa itp. Są spełnione bez znaczących zmian.

W ten sposób firma staje się bardziej bezpieczna, jej standardy i operacyjne procesy decyzyjne są bardziej solidne.

Działaj w razie potrzeby

Wykrywanie sytuacji nie jest zbyt przydatne, jeśli nie zostaną podjęte konkretne działania w celu przekierowania negatywnych okoliczności dzięki szczegółowym i konkretnym informacjom przekazanym przez kontrolę administracyjną.

Komunikuj się i motywuj pracowników

Dokładna znajomość stanu firmy, w tym jej błędów, problemów i prawidłowo obsługiwanych aspektów, promuje lepszą komunikację z pracownikami, motywując ich do zagwarantowania, że ​​konieczne aspekty zostaną poprawione lub że zastosowana zostanie prawidłowa linia.

Wdrożenie środków zapobiegawczych

Przedwczesna diagnoza konkretnych problemów wykrytych przez kontrolę administracyjną powoduje, że działania naprawcze stają się zbędne, ponieważ są one zastępowane tylko działaniami zapobiegawczymi.

Zalety

Największą zaletą kontroli administracyjnej jest to, że tworzy cykl kierowania i kontroli dla przywództwa biznesowego. Podejmowanie decyzji jest usprawnione dzięki mniejszej liczbie zaangażowanych osób.

Pomaga menedżerom mierzyć rzeczywiste wyniki i jest przewodnikiem do osiągnięcia celów.

Pomoc w decentralizacji

Współczesna tendencja organizacji biznesowych polega na decentralizacji, która wymaga systemu kontroli.

W decentralizacji władza decyzyjna jest rozproszona w całej organizacji.

Kierownictwo musi utrzymywać kontrolę w swoich rękach, aby wiedzieć, czy władza jest używana prawidłowo. Bez odpowiedniej kontroli administracyjnej decentralizacja nie powiedzie się.

Pomoc w koordynacji

Wielkość nowoczesnych firm rośnie. Pracuje w nich duża ilość kapitału i duża liczba osób.

Stwarza to problem właściwej kontroli, ponieważ istnieje wiele działów, które produkują i dystrybuują różne produkty. Aby koordynować swoje działania, wymagany jest system kontroli.

Uprość nadzór

Upraszcza nadzór, sygnalizując znaczne odchylenia. Utrzymuje pracowników pod kontrolą.

Dobry system sterowania bardzo szybko wykrywa słabe punkty. Pomaga to rozszerzyć zakres kontroli na wszystkich poziomach.

Zwiększ motywację

Techniki kontroli tworzą atmosferę porządku i dyscypliny w organizacji, znajdując odchylenia i identyfikując czynniki za nie odpowiedzialne.

Zwiększa to motywację pracowników, ponieważ znają oni pracę, za którą są odpowiedzialni.

Wady

Wadą kontroli administracyjnej jest to, że może ona zniechęcać do kreatywności i innowacji, czyniąc firmę bardziej znormalizowaną i mniej elastyczną.

Często organizacje o ścisłej kontroli administracyjnej są mniej zdolne do przystosowania się do zmian na rynku, w swojej branży lub otoczeniu prawnym, mając ograniczony zakres możliwych pomysłów i planów

Trudności w ustaleniu standardów ilościowych

Kontrola administracyjna traci swoją skuteczność, gdy standardu wydajności nie można określić w kategoriach ilościowych.

Bardzo trudno jest ustalić standard ilościowy dla zachowania ludzi, poziomu wydajności, satysfakcji z pracy, motywacji pracowników itp. W takich przypadkach proces zależy od uznania kierownika.

Nie ma kontroli nad czynnikami zewnętrznymi

Firma nie może kontrolować czynników zewnętrznych, takich jak polityka rządu, zmiany technologiczne, zmiana mody, zmiana polityki konkurencji itp..

Opór pracowników

Pracownicy oddolni mogą czuć się lekceważeni i niezadowoleni, ponieważ nie mogą prezentować swoich pomysłów. Pracownicy uważają, że kontrola ogranicza ich swobodę działania. Może to prowadzić do silnej rotacji personelu.

Pracownicy często opierają się kontroli. W rezultacie zmniejsza się jego skuteczność

Drogie firmy

Aby zainstalować system kontroli administracyjnej, organizacje muszą poświęcić dużo czasu i pieniędzy.

Korzyści muszą być większe niż związane z tym koszty, wtedy tylko kontrola będzie skuteczna, w przeciwnym razie doprowadzi to do nieefektywności.

Znaczenie

Bez kontroli administracyjnej proces zarządzania jest niekompletny. W firmach potrzeba kontroli wynika z kilku czynników:

- Trudno jest ustalić w pełni dokładne standardy wydajności w dużych organizacjach. Z drugiej strony menedżer potrzebuje wszelkiego rodzaju aktualnych informacji, które nie zawsze są dostępne. Kontrola jest wymagana do oceny dokładności standardów.

- Pracownikom powierza się duże sumy pieniędzy i cenne zasoby. Jednak przy braku kontroli pracownicy mogą ulegać pokusom. Skuteczny system kontroli pomaga zminimalizować nieuczciwe zachowanie pracowników.

- W przypadku braku kontroli pracownicy mogą się zrelaksować w wysiłku, a ich wydajność może spaść poniżej normy.

Dzięki kontroli zapewnia się, że zasoby organizacji są uzyskiwane i skutecznie wykorzystywane do osiągnięcia pożądanych celów. Kontrola administracyjna oferuje następujące korzyści:

Weryfikacja zasad

Pozwala kierownictwu zweryfikować jakość różnych planów. Dlatego może ujawnić, które plany powinny zostać przeprojektowane lub które cele należy zmodyfikować.

Zmiany w środowisku mogą sprawić, że oryginalne plany nie będą opłacalne lub niedostateczne. Kontrola pomaga przeglądać i aktualizować plany.

Odpowiedzialność menedżerska

Nawet gdy menedżer przypisuje pewne czynności i przekazuje uprawnienia swoim podwładnym, pozostaje odpowiedzialny za ostateczne wykonanie.

W związku z tym kierownik musi zweryfikować wyniki swoich podwładnych, aby upewnić się, że korzystają z przekazanych uprawnień w pożądany sposób.

Kontrola administracyjna pozwala menedżerom wypełniać swoje obowiązki, a jednocześnie przekazywać uprawnienia.

Motywator

Zainspiruj pracowników do ciężkiej pracy i oferuj lepszą wydajność. Kiedy dowiedzą się, że ich wyniki są cenione, a ich nagrody są powiązane z tą oceną, będą starali się wnieść swój najlepszy wysiłek.

Wydajność

Kontrola przyczynia się do efektywności działań, koncentrując się na osiągnięciu celów. Dzięki temu menedżerowie mogą wykrywać i korygować błędy, zanim staną się poważne, pomagając zminimalizować straty i straty.

Przykłady

Kontrola administracyjna to każdy proces, praktyka, polityka, narzędzie, pomiar lub system, który jest wdrożony w celu umożliwienia kierownictwu kierowania zasobami organizacji. Poniżej przedstawiono przykłady ilustrujące:

Kontrola wymagań

Formalnie dokumentuj plany jako wymagania i zarządzaj zmianą tych planów.

Kontrole finansowe

Kontrole finansowe, takie jak praktyka opracowywania, monitorowania i rozliczania budżetu.

Kontrola wydajności

Proces uzgadniania zestawu celów z pracownikami i oceny wyników w odniesieniu do tych celów.

Nadzór

Monitorowanie wydajności pracowników w celu zwiększenia wydajności, wydajności i jakości pracy.

Zmień kontrolę

Proces wysyłania, oceny, zatwierdzania, ustalania priorytetów, wdrażania, komunikowania i przeglądu zmian w organizacji.

Kontrola bezpieczeństwa

Wdrożenie zabezpieczeń i środków zaradczych w celu uniknięcia zagrożeń dla ludzi, mienia i informacji.

Kontrole zgodności

Wdrożenie procesów, procedur, systemów, kontroli, pomiarów i raportów zgodnie z przepisami, regulacjami, zasadami i politykami wewnętrznymi.

Benchmarking

Jest to ciągły proces porównawczej oceny wyników firmy w stosunku do przemysłu, konkurencji lub aktualnych najlepszych praktyk.

Ciągłe doskonalenie

Jest to powtarzalny proces wykonywania pomiarów rzeczy, ulepszania ich i ponownego ich pomiaru.

Kontrola jakości

Upewnij się, że dane wyjściowe są zgodne ze specyfikacjami. Na przykład zaimplementuj proces testowania produktów na linii produkcyjnej.

Gwarancja jakości

Jest to proces zapobiegania przyszłym awariom jakości. Na przykład praktyka badania podstawowej przyczyny wszystkich niepowodzeń jakościowych w celu zidentyfikowania ulepszeń.

Automatyzacja

Poprawia wydajność, wydajność i jakość, zastępując pracę automatyką.

Kontrola danych

Kontrola danych w obszarach takich jak jakość danych, pochodzenie danych, bezpieczeństwo, integracja i zgodność.

Kontrola zapasów

Reguluj i rozliczaj zapasy, aby uniknąć niedoborów lub nadmiernej podaży.

Kontrola zasobów

Kontrola aktywów, takich jak obiekty, infrastruktura, maszyny, oprogramowanie i własność intelektualna.

Na przykład system księgowania aktywów wdraża odpowiedni rozdział obaw o aktywa.

Referencje

  1. Wszystkie firmy (2019). Co to jest administracyjny system kontroli i dlaczego są one tak ważne? Zaczerpnięto z: allbusinessadmin.com.au.
  2. Wikipedia, darmowa encyklopedia (2019). System kontroli zarządzania. Zrobiono z: en.wikipedia.org.
  3. Wikipedia, darmowa encyklopedia (2019). Kontrola (zarządzanie). Zrobiono z: en.wikipedia.org.
  4. Kenneth A. Merchant (1982). Funkcja kontrolna zarządzania. MIT Sloan. Zrobiono z: sloanreview.mit.edu.
  5. Słownik biznesowy (2019). Kontrola zarządzania. Zaczerpnięte z: businessdictionary.com.
  6. John Spacey (2015). 21 Przykłady kontroli zarządzania. Zaczerpnięte z: simplicable.com.
  7. Baza wiedzy MBA (2019). Znaczenie kontroli zarządzania w organizacji. Zrobiono z: mbaknol.com.
  8. Smriti Chand (2019). 7 Zalety kontroli zarządczej dla organizacji. Twoja biblioteka artykułów. Zaczerpnięto z: yourarticlelibrary.com.
  9. Samiksha S (2019). Znaczenie i ograniczenia kontroli. Twoja biblioteka artykułów. Zaczerpnięto z: yourarticlelibrary.com.